Как зарегистрироваться на форуме?

Блог имени Kvant (темы, которые создал(а) участник форума Kvant)

Зачем в бухгалтерии сканер?

Не знаете куда написать - пишите сюда. Новости, вопросы, проблемы, решения, поздравления и т.д.
Правила форума
В этот раздел переносятся интересные темы, неподходящие под другие разделы.

Зачем в бухгалтерии сканер?

Сообщение Kvant » 29 сен 2010, 13:39

Многие из вас, наверное, удивились такому вопросу.
У нас он используется. Сканируется все входящие первичные документы от поставщиков – счета-фактуры, накладные, акты выполненных работ, квитанции об оплате. Авансовые отчеты. Договора с поставщиками или заказчиками, а то, как бывает, принесет директор или юрист договор, один раз покажет и забирает себе, потом «не помнят» куда его дели. А по закону подлости он нужен именно сейчас. Многие конечно делают себе копии и подшивают в свою папку. Но в итоге имеем кучу копий одного и того же договора во всех отделах. А это все затраты, вроде кажется что это мелочи, расход бумаги и тонера.
Можете возразить, что это занимает много времени, на самом деле нет. Многие из нас любят положить любой документ, попавший в бухгалтерию «на отлежку», пока до него руки дойдут. И лежит он миленький, порой несколько дней. А между тем, чтобы его отсканировать, переименовать и положить в соответствующую папку на компьютере уходит не более 2 минут. За это время закипит чайник :) .
Плюс это удобно бухгалтерам-фрилансерам, у тебя всегда с собой архив документов фирмы, и не надо таскать документы к себе домой, там их обрабатывать, потом обратно.
Еще плюс, у вас всегда под рукой первичка, и в случае разборок в налоговой, например, можете вытащить нужный документ от поставщика, а не ехать в офис, делать копии документов, и обратно в налоговую.
Маленький секрет, сохраняйте файлы в формате pdf, черно-белыми. Если будете использовать форматы jpg или tiff, то это занимает больше места на диске, причем в 5- 10 раз. А для ведения электронного архива, размер имеет значение.
Есть угроза с точки зрения информационной безопасности, если вы потеряете свой ноутбук со всей этой документаций. Но это из разряда форс-мажора. И уже давно есть программные возможности по защите информации на таких носителях. Используйте программы криптографии, и не будет проблем. Только не делайте на рабочем столе файл с паролем ;) .
Конечно, использование сканера справедливо, если документооборот фирмы не огромный, и не будет требоваться отдельная единица только для сканирования и систематизирования всего этого потока документов. Хотя у нас в КЗ уже есть такие «маньяки», которые сканируют все, но это отдельная тема разговора.
Аватара пользователя
Kvant

 
Сообщения: 125
Зарегистрирован: 13 фев 2009, 13:02
Откуда: Алматы
Профессия: Финансовый директор
Блог имени Kvant
Активность участника


Эта тема в сообществах:

Тема пока не добавлена ни в одно сообщество

Re: Зачем в бухгалтерии сканер?

Сообщение Мабуба » 29 сен 2010, 14:03

Но юридической силы не имеет?
Я хочу сказать скаер при утере документа не спасает.
Аватара пользователя
Мабуба
-------
 
Сообщения: 3753
Зарегистрирован: 27 фев 2009, 14:13
Откуда: Алматы
Профессия: Бухгалтер
Блог имени Мабуба
Активность участника

Re: Зачем в бухгалтерии сканер?

Сообщение Gosti » 29 сен 2010, 14:10

1. Покупать сканер сейчас уже некошерно, Давно есть так называемые комбайны 3 в 1 (принтер, копир, сканер). Три устройства в одном. ;)
2.
Маленький секрет, сохраняйте файлы в формате pdf, черно-белыми. Если будете использовать форматы jpg или tiff, то это занимает больше места на диске, причем в 5- 10 раз.

Не согласен. Дело не в формате, а в качестве сканируемой картинки. Все зависит от разрешения. Простые с/ф можно сканировать с разрешаловом 150dpi, более важные документы - уже 300-600 dpi. Чем выше значение этого параметра (кол-во точек на кв. дюйм) тем файл больше. Кроме того если вы потом в дальнейшем соберётесь воспользоваться программой распознавания текста типа Abbyy Finereader, то с форматом pdf могут возникнуть проблемы, форматы же растровой графики (jpeg, jpg).
3.
Используйте программы криптографии, и не будет проблем.

Если предприятие достаточно большое, то этим должен заниматься безопасник/сисадмин. Т.е. это уже не ваша головная боль - корпоративная безопасность формируется не на уровне пользователя.
Аватара пользователя
Gosti

 
Сообщения: 3851
Зарегистрирован: 12 май 2010, 13:46
Откуда: From bunch of crap
Профессия: Безработный
Блог имени Gosti
Активность участника

    Re: Зачем в бухгалтерии сканер?

    Сообщение Gosti » 29 сен 2010, 14:12

    форматы же растровой графики (jpeg, jpg).

    читать как
    форматы же растровой графики (jpeg, jpg) без проблем распознаются этими видами программ
    Аватара пользователя
    Gosti

     
    Сообщения: 3851
    Зарегистрирован: 12 май 2010, 13:46
    Откуда: From bunch of crap
    Профессия: Безработный
    Блог имени Gosti
    Активность участника

      Re: Зачем в бухгалтерии сканер?

      Сообщение Кайрат-F2 » 29 сен 2010, 19:35

      Abbyy Finereader, насколько я помню прекрасно обрабатывает pdf.
      В pdf подбирается оптимальное качество сжатия для просмотра на экране и печати. Опять-таки это зависит чем сканировать. Оно может получиться и больше и меньше других форматов, но есть рекомендации, которыми придерживаются большинство программ, которые сканируют в pdf.

      Ну и наконец всё-таки pdf становится стандартом в документообороте. Именно в нем лучше давать документы, если хочешь, чтобы он смог напечатать именно так, как ты его видишь на своем компьютере.

      Картинки в jpg, tiff и т.д. могут быть напечатаны смотря в какой программе будут открыты. А в pdf сразу прописываются размер страницы, разрешение печати, отступы и т.д.

      Так что я поддерживаю pdf для сканирования. Хотя всё-таки проблемы там пока тоже есть.
      Кайрат-F2

       
      Сообщения: 37349
      Зарегистрирован: 27 янв 2008, 16:54
      Откуда: г. Братислава - Словакия
      Профессия: IT Специалист
      Блог имени Кайрат-F2
      Активность участника

        Re: Зачем в бухгалтерии сканер?

        Сообщение Gosti » 29 сен 2010, 21:09

        Хотя всё-таки проблемы там пока тоже есть.

        Вооот :D Апчем и я талдычу
        Аватара пользователя
        Gosti

         
        Сообщения: 3851
        Зарегистрирован: 12 май 2010, 13:46
        Откуда: From bunch of crap
        Профессия: Безработный
        Блог имени Gosti
        Активность участника

          Re: Зачем в бухгалтерии сканер?

          Сообщение Кайрат-F2 » 29 сен 2010, 21:34

          Сейчас хорошо, что он появился уже в каждой бухгалтерии благодаря СОНО и КН
          Кайрат-F2

           
          Сообщения: 37349
          Зарегистрирован: 27 янв 2008, 16:54
          Откуда: г. Братислава - Словакия
          Профессия: IT Специалист
          Блог имени Кайрат-F2
          Активность участника

            Re: Зачем в бухгалтерии сканер?

            Сообщение Irich » 30 сен 2010, 00:57

            В моем МФУ (многофункциональное устройство) сканер любимая вещь, полученное изображение при необходимости легко с помощью FineReader перевести в текст. А еще часто приходится делать копии учредительных документов, очень приятно сканы просто распечатывать, а не ксерокопировать. Есть необходимость в филиал в другой черте города передавать копии документов, тут тоже пригодился сканер, правда пришлось установить программу для фотошопа, чтобы уменьшать размер изображения, а потом по электронной почте отправляем в филиал. Это оперативнее чем ждать пока появится машина, чтобы с ней передать копии.
            Аватара пользователя
            Irich

             
            Сообщения: 578
            Зарегистрирован: 17 июл 2009, 10:45
            Откуда: Кокшетау
            Профессия: Главный бухгалтер
            Блог имени Irich
            Активность участника

              Re: Зачем в бухгалтерии сканер?

              Сообщение Кайрат-F2 » 30 сен 2010, 01:03

              Есть специальные программы, которые уменьшают размер файлов и без фотошопа. Раньше пользовался, сейчас неактуально, так что так просто и названий не вспомню
              Кайрат-F2

               
              Сообщения: 37349
              Зарегистрирован: 27 янв 2008, 16:54
              Откуда: г. Братислава - Словакия
              Профессия: IT Специалист
              Блог имени Кайрат-F2
              Активность участника

                Re: Зачем в бухгалтерии сканер?

                Сообщение Irich » 30 сен 2010, 01:08

                Да, есть еще программа Nero для записи дисков, у нее есть приложение в котором тоже можно редактировать изображения. А больше программ незнаю...
                Аватара пользователя
                Irich

                 
                Сообщения: 578
                Зарегистрирован: 17 июл 2009, 10:45
                Откуда: Кокшетау
                Профессия: Главный бухгалтер
                Блог имени Irich
                Активность участника

                  Re: Зачем в бухгалтерии сканер?

                  Сообщение shurik_kz » 30 сен 2010, 01:12

                  Рекомендую для использования бесплатную программу paint.net По функциям чуть проще фотошопа, но бесплатна.
                  Аватара пользователя
                  shurik_kz
                  -------
                   
                  Сообщения: 6927
                  Зарегистрирован: 17 сен 2008, 15:02
                  Откуда: Almaty
                  Профессия: IT Специалист
                  Блог имени shurik_kz
                  Активность участника

                    Re: Зачем в бухгалтерии сканер?

                    Сообщение Мабуба » 30 сен 2010, 08:16

                    Gosti писал(а):1. Покупать сканер сейчас уже некошерно, Давно есть так называемые комбайны 3 в 1 (принтер, копир, сканер). Три устройства в одном. ;)

                    У нас такой пылится в углу на складе - очень медленно работает (тормоз!), но может, модель старая? Покупали в 2009.
                    Аватара пользователя
                    Мабуба
                    -------
                     
                    Сообщения: 3753
                    Зарегистрирован: 27 фев 2009, 14:13
                    Откуда: Алматы
                    Профессия: Бухгалтер
                    Блог имени Мабуба
                    Активность участника

                    Re: Зачем в бухгалтерии сканер?

                    Сообщение Gosti » 30 сен 2010, 08:36

                    очень медленно работает (тормоз!)

                    МФУ-шки по определению работают гораздо быстрее просто сканеров, ибо это новые устройства, с новыми возможностями и скоростями. Медленное сканирование возможно из-за того, что выставили ооочень большое разрешение > 4800/9600 dpi
                    Аватара пользователя
                    Gosti

                     
                    Сообщения: 3851
                    Зарегистрирован: 12 май 2010, 13:46
                    Откуда: From bunch of crap
                    Профессия: Безработный
                    Блог имени Gosti
                    Активность участника

                      Re: Зачем в бухгалтерии сканер?

                      Сообщение d_Fedor » 30 сен 2010, 10:20

                      Кайрат-F2 писал(а):Есть специальные программы, которые уменьшают размер файлов и без фотошопа. Раньше пользовался, сейчас неактуально, так что так просто и названий не вспомню

                      Зачем искать программу для уменьшения? Я давно использую обычный Paint идущей в составе Windows. Попробуйте например фото с цифровика просто пересохранить. Вес файла уменьшается с например 1 мегабайта до 300 килобайт!
                      И ничего не надо качать, искать и т.п.
                      d_Fedor

                       
                      Блог имени d_Fedor
                      Активность участника

                      Re: Зачем в бухгалтерии сканер?

                      Сообщение Кайрат-F2 » 30 сен 2010, 10:28

                      Есть такая вещь как оптимизация картинок.
                      Когда-то, когда Инет был медленным у всех, некоторые умные люди заметили, что можно просто сохранять картинки с меньшим разрешением или количеством цветов и они становятся меньше, а можно использовать факт, что человек реально может не заметить. что качество картинок уменьшилось незначительно в определенных границах.

                      Это как с mp3: можно просто уменьшить качество звука по всей дорожке, а можно просто уменьшить качество только там, где большинство ушей этого не заметят.

                      Почти в каждом фото есть зоны, где незначительное изменение качество сразу бросится в глаза, а есть места, где качество можно изменить резко почти незаметно для тех, кто будет смотреть рисунок.

                      Можете в поиске поискать скажем запросы "оптимизация картинок для Интернет jpeg" и т.п., найдете массу информации.
                      Я этим пользовался когда-то давно, когда делал первые сайты и так ускорял скорость открытия страниц.
                      Кайрат-F2

                       
                      Сообщения: 37349
                      Зарегистрирован: 27 янв 2008, 16:54
                      Откуда: г. Братислава - Словакия
                      Профессия: IT Специалист
                      Блог имени Кайрат-F2
                      Активность участника

                        Re: Зачем в бухгалтерии сканер?

                        Сообщение Irich » 30 сен 2010, 11:16

                        shurik_kz писал(а):Рекомендую для использования бесплатную программу paint.net По функциям чуть проще фотошопа, но бесплатна.

                        Спасибо! Очень выручили. Скачала программку. Переживала все за FineReader и Nero программы ведь лицензионные, не хотелось бы неприятностей. Хотела вам баллы добавить но пока не разрешают.
                        Аватара пользователя
                        Irich

                         
                        Сообщения: 578
                        Зарегистрирован: 17 июл 2009, 10:45
                        Откуда: Кокшетау
                        Профессия: Главный бухгалтер
                        Блог имени Irich
                        Активность участника

                          Re: Зачем в бухгалтерии сканер?

                          Сообщение Kvant » 30 сен 2010, 11:38

                          На счет качества картинки, для примера отсканируйте любой документ в 300 dpi в pdf и в таком же качестве 300 dpi в формате jpg, либо любом другом. Разница в весе очевидна. Да и зачем каждый раз настраивать эти параметры, поставил один раз и пускай применяет ко всем документам.
                          Аватара пользователя
                          Kvant

                           
                          Сообщения: 125
                          Зарегистрирован: 13 фев 2009, 13:02
                          Откуда: Алматы
                          Профессия: Финансовый директор
                          Блог имени Kvant
                          Активность участника

                          Re: Зачем в бухгалтерии сканер?

                          Сообщение Кайрат-F2 » 30 сен 2010, 11:43

                          В jpg только один алгоритм сжатия картинок основанный на потере качества. Он ориентирован на цветные картинки, например на фото. А вот в pdf больше вариаций, какое из сжатий картинок использовать. В Вашем случае используется сжатие аналогичное формату tiff.
                          Отсканируйте черно-белый обычный текст в jpg, pdf и tiff и заметите, что последние два немного выигрывают, поскольку они с самого начала ориентированы на черно-белые снимки. Но когда в pdf вставляется цветная картинка, она может сжиматься по алгоритмам аналогичным jpg.

                          А вообще всё зависит от программы, которая сканирует документ.
                          Кайрат-F2

                           
                          Сообщения: 37349
                          Зарегистрирован: 27 янв 2008, 16:54
                          Откуда: г. Братислава - Словакия
                          Профессия: IT Специалист
                          Блог имени Кайрат-F2
                          Активность участника

                            Re: Зачем в бухгалтерии сканер?

                            Сообщение Мабуба » 30 сен 2010, 21:28

                            Gosti писал(а):
                            очень медленно работает (тормоз!)

                            МФУ-шки по определению работают гораздо быстрее просто сканеров, ибо это новые устройства, с новыми возможностями и скоростями. Медленное сканирование возможно из-за того, что выставили ооочень большое разрешение > 4800/9600 dpi

                            Да, нет! Нажимаю кнопку "печать", он впадает в добровольную кому, а только потом начинает пыхтеть!
                            Аватара пользователя
                            Мабуба
                            -------
                             
                            Сообщения: 3753
                            Зарегистрирован: 27 фев 2009, 14:13
                            Откуда: Алматы
                            Профессия: Бухгалтер
                            Блог имени Мабуба
                            Активность участника

                            Re: Зачем в бухгалтерии сканер?

                            Сообщение Кайрат-F2 » 30 сен 2010, 21:37

                            Прогревается?
                            Кайрат-F2

                             
                            Сообщения: 37349
                            Зарегистрирован: 27 янв 2008, 16:54
                            Откуда: г. Братислава - Словакия
                            Профессия: IT Специалист
                            Блог имени Кайрат-F2
                            Активность участника

                              След.

                              Привет. Мы ищем таланты:
                              • Тебе интересен форум? Ты хочешь участвовать и развивать его?
                              • Тебе интересно в твоей профессии?
                              • Тебе есть чем поделиться из твоего опыта с коллегами на форуме? Есть чем поделиться из собственного опыта, научить или рассказать?
                              Мы ищем таланты, которые помогут развить форум. Что взамен:
                              • Получить приглашение на форум
                              • Радость общения
                              • Совместное развитие
                              Как: об этом написано на странице: http://tandem.f2.kz/

                              Вернуться в Другие вопросы

                               


                              • Похожие темы
                                Ответы
                                Просмотры
                                Последнее сообщение

                              Кто сейчас на конференции

                              Сейчас этот форум просматривают: MailRu[bot], YandexBot/3.0 и гости: 3


                              Лучшие темы за неделю:



                              Вам помог наш сайт?

                              Тогда и мы с радостью примем Вашу помощь
                              Перечислите любую сумму на Билайн-номер +7-777-398-41-00

                              Каждое перечисление поможет форуму!



                              Новые сообщения:

                              [29.03.2024 обновлена] Шаблоны форм на 2024 год для ИС СОНО
                              Кайрат-F2
                              19 минут назад

                              [29.03.2024 обновлена] Шаблоны форм на 2023 год для ИС СОНО
                              Кайрат-F2
                              21 минуту назад

                              Работа налоговых серверов в 1 квартале 2024 года
                              Кайрат-F2
                              Вчера, 20:26

                              [Новость] pki.gov.kz Национальный удостоверяющий центр РК
                              Кайрат-F2
                              Вчера, 14:12

                              Соболезнуем...
                              Кайрат-F2
                              27 мар 2024, 17:13

                              Экономика Казахстана к 2060 годам и сегодняшней рождаемость
                              Кайрат-F2
                              26 мар 2024, 21:11

                              [12.03.2024 обновлена] Шаблоны форм на 2022 год для ИС СОНО
                              Кайрат-F2
                              12 мар 2024, 14:36

                              День благодарности
                              daur
                              03 мар 2024, 16:11

                              Работа сайта и форума bb.f2.kz
                              Кайрат-F2
                              01 мар 2024, 21:19

                              [Новость] Версия ИС СОНО 4.0.38 [29.02.2024]
                              Кайрат-F2
                              01 мар 2024, 20:09

                              [Новость] Предельные цены на нефтепродукты в Казахстане
                              Кайрат-F2
                              28 фев 2024, 11:15

                              Кино: новинки, любимые, советую посмотреть
                              Кайрат-F2
                              23 фев 2024, 12:26

                              Статус "Обрабатывается в ЦУЛС"
                              Кайрат-F2
                              14 фев 2024, 19:37

                              [05.02.2024 обновлена] Шаблоны форм на 2021 год для ИС СОНО
                              Кайрат-F2
                              05 фев 2024, 21:58

                              [05.02.2024 обновлена] Шаблоны форм на 2020 год для ИС СОНО
                              Кайрат-F2
                              05 фев 2024, 21:57

                              [05.02.2016 обновлена] Обновления "Бухгалтерия для Казахстана" 1С 8.2 редакции 2.0
                              vad1
                              05 фев 2024, 21:41

                              [05.02.2024 обновлена] Правила заполнения налоговых форм на 2019 год
                              Кайрат-F2
                              05 фев 2024, 15:57

                              А вы знаете, что.............
                              Кайрат-F2
                              03 фев 2024, 18:53

                              [02.02.2024 обновлена] Правила заполнения налоговых форм на 2018 год
                              Кайрат-F2
                              02 фев 2024, 18:35

                              [Новость] Перспективы развития интернета в Казахстане
                              Кайрат-F2
                              31 янв 2024, 14:50

                              Производство зерна в Казахстане
                              Кайрат-F2
                              25 янв 2024, 23:44

                              Девальвация или инфляция в Казахстане?
                              Кайрат-F2
                              24 янв 2024, 05:31

                              Цены на овощи и фрукты в Казахстане
                              Кайрат-F2
                              23 янв 2024, 18:39

                              Трясет, однако !!!!
                              Кайрат-F2
                              23 янв 2024, 01:43

                              Новогодняя тема
                              Кайрат-F2
                              29 дек 2023, 13:25

                              [28.12.2023 обновлена] AKMedia Browser 23.12.28[ЭСФ, обновление форм СОНО, Кабинет]
                              Кайрат-F2
                              28 дек 2023, 22:41


                              Хостинг предоставлен Компанией Хостинг–Сервис HS.kz