Форум казахстанского налогоплательщика

Многие из вас, наверное, удивились такому вопросу.
У нас он используется. Сканируется все входящие первичные документы от поставщиков – счета-фактуры, накладные, акты выполненных работ, квитанции об оплате. Авансовые отчеты. Договора с поставщиками или заказчиками, а то, как бывает, принесет директор или юрист договор, один раз покажет и забирает себе, потом «не помнят» куда его дели. А по закону подлости он нужен именно сейчас. Многие конечно делают себе копии и подшивают в свою папку. Но в итоге имеем кучу копий одного и того же договора во всех отделах. А это все затраты, вроде кажется что это мелочи, расход бумаги и тонера.
Можете возразить, что это занимает много времени, на самом деле нет. Многие из нас любят положить любой документ, попавший в бухгалтерию «на отлежку», пока до него руки дойдут. И лежит он миленький, порой несколько дней. А между тем, чтобы его отсканировать, переименовать и положить в соответствующую папку на компьютере уходит не более 2 минут. За это время закипит чайник .
Плюс это удобно бухгалтерам-фрилансерам, у тебя всегда с собой архив документов фирмы, и не надо таскать документы к себе домой, там их обрабатывать, потом обратно.
Еще плюс, у вас всегда под рукой первичка, и в случае разборок в налоговой, например, можете вытащить нужный документ от поставщика, а не ехать в офис, делать копии документов, и обратно в налоговую.
Маленький секрет, сохраняйте файлы в формате pdf, черно-белыми. Если будете использовать форматы jpg или tiff, то это занимает больше места на диске, причем в 5- 10 раз. А для ведения электронного архива, размер имеет значение.
Есть угроза с точки зрения информационной безопасности, если вы потеряете свой ноутбук со всей этой документаций. Но это из разряда форс-мажора. И уже давно есть программные возможности по защите информации на таких носителях. Используйте программы криптографии, и не будет проблем. Только не делайте на рабочем столе файл с паролем .
Конечно, использование сканера справедливо, если документооборот фирмы не огромный, и не будет требоваться отдельная единица только для сканирования и систематизирования всего этого потока документов. Хотя у нас в КЗ уже есть такие «маньяки», которые сканируют все, но это отдельная тема разговора.

Но юридической силы не имеет?
Я хочу сказать скаер при утере документа не спасает.

1. Покупать сканер сейчас уже некошерно, Давно есть так называемые комбайны 3 в 1 (принтер, копир, сканер). Три устройства в одном.
2.

Маленький секрет, сохраняйте файлы в формате pdf, черно-белыми. Если будете использовать форматы jpg или tiff, то это занимает больше места на диске, причем в 5- 10 раз.

Не согласен. Дело не в формате, а в качестве сканируемой картинки. Все зависит от разрешения. Простые с/ф можно сканировать с разрешаловом 150dpi, более важные документы - уже 300-600 dpi. Чем выше значение этого параметра (кол-во точек на кв. дюйм) тем файл больше. Кроме того если вы потом в дальнейшем соберётесь воспользоваться программой распознавания текста типа Abbyy Finereader, то с форматом pdf могут возникнуть проблемы, форматы же растровой графики (jpeg, jpg).
3.

Используйте программы криптографии, и не будет проблем.

Если предприятие достаточно большое, то этим должен заниматься безопасник/сисадмин. Т.е. это уже не ваша головная боль - корпоративная безопасность формируется не на уровне пользователя.

форматы же растровой графики (jpeg, jpg).

читать как

форматы же растровой графики (jpeg, jpg) без проблем распознаются этими видами программ

Abbyy Finereader, насколько я помню прекрасно обрабатывает pdf.
В pdf подбирается оптимальное качество сжатия для просмотра на экране и печати. Опять-таки это зависит чем сканировать. Оно может получиться и больше и меньше других форматов, но есть рекомендации, которыми придерживаются большинство программ, которые сканируют в pdf.

Ну и наконец всё-таки pdf становится стандартом в документообороте. Именно в нем лучше давать документы, если хочешь, чтобы он смог напечатать именно так, как ты его видишь на своем компьютере.

Картинки в jpg, tiff и т.д. могут быть напечатаны смотря в какой программе будут открыты. А в pdf сразу прописываются размер страницы, разрешение печати, отступы и т.д.

Так что я поддерживаю pdf для сканирования. Хотя всё-таки проблемы там пока тоже есть.

Хотя всё-таки проблемы там пока тоже есть.

Вооот Апчем и я талдычу

Сейчас хорошо, что он появился уже в каждой бухгалтерии благодаря СОНО и КН

В моем МФУ (многофункциональное устройство) сканер любимая вещь, полученное изображение при необходимости легко с помощью FineReader перевести в текст. А еще часто приходится делать копии учредительных документов, очень приятно сканы просто распечатывать, а не ксерокопировать. Есть необходимость в филиал в другой черте города передавать копии документов, тут тоже пригодился сканер, правда пришлось установить программу для фотошопа, чтобы уменьшать размер изображения, а потом по электронной почте отправляем в филиал. Это оперативнее чем ждать пока появится машина, чтобы с ней передать копии.

Есть специальные программы, которые уменьшают размер файлов и без фотошопа. Раньше пользовался, сейчас неактуально, так что так просто и названий не вспомню

Да, есть еще программа Nero для записи дисков, у нее есть приложение в котором тоже можно редактировать изображения. А больше программ незнаю...

Рекомендую для использования бесплатную программу paint.net По функциям чуть проще фотошопа, но бесплатна.

Gosti писал(а):1. Покупать сканер сейчас уже некошерно, Давно есть так называемые комбайны 3 в 1 (принтер, копир, сканер). Три устройства в одном.

У нас такой пылится в углу на складе - очень медленно работает (тормоз!), но может, модель старая? Покупали в 2009.

очень медленно работает (тормоз!)

МФУ-шки по определению работают гораздо быстрее просто сканеров, ибо это новые устройства, с новыми возможностями и скоростями. Медленное сканирование возможно из-за того, что выставили ооочень большое разрешение > 4800/9600 dpi

Кайрат-F2 писал(а):Есть специальные программы, которые уменьшают размер файлов и без фотошопа. Раньше пользовался, сейчас неактуально, так что так просто и названий не вспомню

Зачем искать программу для уменьшения? Я давно использую обычный Paint идущей в составе Windows. Попробуйте например фото с цифровика просто пересохранить. Вес файла уменьшается с например 1 мегабайта до 300 килобайт!
И ничего не надо качать, искать и т.п.

Есть такая вещь как оптимизация картинок.
Когда-то, когда Инет был медленным у всех, некоторые умные люди заметили, что можно просто сохранять картинки с меньшим разрешением или количеством цветов и они становятся меньше, а можно использовать факт, что человек реально может не заметить. что качество картинок уменьшилось незначительно в определенных границах.

Это как с mp3: можно просто уменьшить качество звука по всей дорожке, а можно просто уменьшить качество только там, где большинство ушей этого не заметят.

Почти в каждом фото есть зоны, где незначительное изменение качество сразу бросится в глаза, а есть места, где качество можно изменить резко почти незаметно для тех, кто будет смотреть рисунок.

Можете в поиске поискать скажем запросы "оптимизация картинок для Интернет jpeg" и т.п., найдете массу информации.
Я этим пользовался когда-то давно, когда делал первые сайты и так ускорял скорость открытия страниц.

shurik_kz писал(а):Рекомендую для использования бесплатную программу paint.net По функциям чуть проще фотошопа, но бесплатна.

Спасибо! Очень выручили. Скачала программку. Переживала все за FineReader и Nero программы ведь лицензионные, не хотелось бы неприятностей. Хотела вам баллы добавить но пока не разрешают.

На счет качества картинки, для примера отсканируйте любой документ в 300 dpi в pdf и в таком же качестве 300 dpi в формате jpg, либо любом другом. Разница в весе очевидна. Да и зачем каждый раз настраивать эти параметры, поставил один раз и пускай применяет ко всем документам.

В jpg только один алгоритм сжатия картинок основанный на потере качества. Он ориентирован на цветные картинки, например на фото. А вот в pdf больше вариаций, какое из сжатий картинок использовать. В Вашем случае используется сжатие аналогичное формату tiff.
Отсканируйте черно-белый обычный текст в jpg, pdf и tiff и заметите, что последние два немного выигрывают, поскольку они с самого начала ориентированы на черно-белые снимки. Но когда в pdf вставляется цветная картинка, она может сжиматься по алгоритмам аналогичным jpg.

А вообще всё зависит от программы, которая сканирует документ.

Gosti писал(а):

очень медленно работает (тормоз!)

МФУ-шки по определению работают гораздо быстрее просто сканеров, ибо это новые устройства, с новыми возможностями и скоростями. Медленное сканирование возможно из-за того, что выставили ооочень большое разрешение > 4800/9600 dpi

Да, нет! Нажимаю кнопку "печать", он впадает в добровольную кому, а только потом начинает пыхтеть!

Прогревается?