Форум казахстанского налогоплательщика

На сегодняшний день вопросы экономии времени и денег, пожалуй, наиболее остро стоят перед каждым человеком. Мы все сталкиваемся с этим, когда необходимо за день решить множество проблем – встретиться с партнерами, поработать над отчетами для руководства, не забыть поздравить с днем рождения поставщика, оплатить налоги, коммунальные платежи, оформить страховку, и т.д. Жизнь закручивается вокруг родных офисов, кабинетов государственных органов, банков… В наши головы забивается столько информации о необходимости все успеть, ничего не забыть! А ведь еще нужно вовремя вспомнить о предстоящей свадьбе брата и купить подарок или, что в ближайшую субботу вы обещали своему ненаглядному сыночку съездить в горы, покататься на санках! Как же не захлебнуться в бурном потоке современной жизни?

Сегодня существует масса способов и технологий для планирования рабочего и личного времени. Не перестаю удивляться: «До чего дошел прогресс!» Раньше мы пользовались клейкими цветными стикерами с «напоминалками», которыми, как листьями в осеннюю пору, были усыпаны наши холодильники, зеркала, или компьютеры. Наши сумки с трудом вмещали в себя объемные ежедневники. Но теперь все эти «удобства» может заменить одна программа, загруженная на ваш компьютер! Или даже on-line сервис, например http://www.google.com -«Календарь», его, кстати, можно использовать и при наличие сотового телефона, имеющего доступ в Интернет. Стоит только потратить один час своего драгоценного времени для планирования, чтобы разгрузить свою голову от запоминания всех дел на ближайшее будущее. Сервис будет автоматически вам напоминать обо всех важных делах и событиях.

Какую программу выбрать и использовать, нужно решать исходя из собственных предпочтений и потребностей. Конечно, все ресурсы имеют свои «плюсы» и «минусы». Вопрос только в уровне вашего желания научиться использовать современные технологии и в осознании необходимости тайм-менеджмента, как профессионального, так и личного. Будучи «чайником» в этих вопросах, в свое время я озадачилась проблемой распределения времени. Пришлось немало покликать на кнопки в разных программах, чтобы разобраться, что и как работает, поиграть с настройками, чтобы начать использовать что-то из них в своей жизни.

Теперь мне очень нравится Microsoft Outlook. И вот почему – он прост и приятен в применении, является отличным помощником в личных делах и просто необходим в организациях, стремящихся оптимизировать и автоматизировать процессы управления. Работаю в нем так:
1. Каждую пятницу планирую в Календаре важные дела и встречи, ставлю напоминания об определенных событиях. Делаю этот Календарь общим для себя и нескольких коллег. Это позволяет нам владеть информацией о происходящем и поддерживать взаимозаменяемость.
2. При необходимости определяю задания для коллег.
3. Свои профессиональные и личные планы записываю в Задачи. Хочу заметить, что все запланированные дела можно распределить по категориям важности с помощью цвета, поставить повторение для текущих дел на любой период – день, неделя, месяц и т.д., поставить напоминания о делах на любое необходимое время, а также установить «защиту» для очень личных дел.
4. Создаю Контакты и Адресную книгу. Их можно также как и Календарь сделать общими для пользователей, которых вы укажете, личными, или и то и другое.
5. При загрузке Outlook у меня на мониторе сразу появляется окно со списком почтовых папок, входящей почтой, списком дел и календарем. По необходимости о будущем событии выполняется напоминание, которое можно тут же выполнить, или отложить на определенное время. Такой сервис позволяет в максимально короткое время сориентироваться в своих делах, минимизирует количество невыполненных заданий, а самое главное – помогает эффективно распределять время.

Поэтому независимо от того, кто я - главный бухгалтер, брокер, или просто секретарь – использовать такие замечательные средства тайм-менеджмента просто необходимо. А еще более замечателен тот факт, что управляя своим временем, а соответственно и собой, мы становимся немного волшебниками, которым покоряется бурный поток «века высоких скоростей», и открывается возможность оставаться людьми, не забывающими простых радостей жизни.

Автор темы еще не зарегистрирован на форуме. Если у Вас есть свободные приглашения на форум, Вы можете выслать приглашение на почтовый адрес: Приглашение выслано

Ув. Кайрат-F2 если у меня есть возмож.пригласить даму к нашему столу,прошу Вас от моего имени сделайте это. Хочется сделать приятный подарок перед НГ. Я надеюсь девушка будет приятной в общении, если получится TatyanaF добро пожаловать.

Если не зарегистрирована, то Вы и сами можете выслать ей приглашение. Вверху страницы видите ссылку " * Пригласить коллегу, друга, таланта"? У Вас уже есть накопленное приглашение - можете воспользоваться. Но после регистрации ей всё равно желательно пройти трудности раздела Курсы по обмену опытом

Век живи - век учись!

В этом случае приглашение уже выслали автору на почту и она сможет зарегистрироваться. А так Вы сами можете давать приглашения. Количество приглашений у Вас зависит от Вашей активности и того какие интересные и полезные темы и сообщения Вы написали

Автор зарегистрировалась. Можете задавать ей вопросы или дать баллы

В Outlook есть хорошая возможность: можно создавать задачи, уведомления и пересылать коллеге по почте. Удобно если у тебя есть подчиненные: создаешь задачи, уведомления, ставишь сроки и отправляешь им на почту

Раз мы заговорили о Гугл-Календарь, то в нем есть возможность устанавливать уведомления о событиях. Положим назначили Вы событие и Вам придет СМС с предупреждением об этом событии. Правда раньше на казахстанские мобильные номера не приходило, но надеюсь сейчас исправили (давно не заглядывал).
Плюс есть возможность интегрировать события от Outlook в почтовые клиенты мобильных телефонов - можно тоже использовать как напоминание.

Уж если упомянули работу с подчиненными, позволю вставить словечко про MS Groove. Эта программа входит в Офис 2007 и выше. Позволяет организовать коллективную работу с документами в предприятии. Рабочий экрна программы состоит из поля с документами и окошка типа аськи, где видны все сотры в сети, которым предоставляются в общее пользование какие-то документы. Результат совместного редактирования доков виден сразу, без пересылок доков по сети.
Практически готовая платформа для организации документооборота в корпоративной сети.

TatyanaF писал(а):Теперь мне очень нравится Microsoft Outlook.

Какую версию используете, кстати? Пользовался 2003, потом 2007, сейчас есть 2010, но его ещё не смотрел.

Groove не пользовался, т.к. считал что ему для работы нужен Коммуникатор сервер, но оказывается это разные продукты. Надо будет посмотреть. В любом случае он входит только в состав дорогих версий Офиса

На Платформе 2009 есть хороший доклад по поводу Грув - "Обзор архитектуры Microsoft Groove". Что то отдельно я его не нашел. Всю платформу можно скачать тут
http://rutracker.org/forum/viewtopic.php?t=1374620

Меня не очень устраивают все то, что перечислено участниками дискуссии. Все никак не сподоблюсь написать программку для управления задачами. Идея состоит в том, чтобы программка работала по принципу матрицы Эйзенхауэра.



"Всем не раз приходилось видеть, как насекомое бьется о стекло, пытаясь вылететь из замкнутого помещения на улицу. Чаще всего насекомое пытается пролететь именно через стекло даже не пытаясь выбраться на свободу через форточку (правый верхний угол). В очень похожем стиле действует немало специалистов. Они трудятся «аки пчела», в основном, в заштрихованной зоне матрицы Эйзенхауэра, придерживаясь тактики «справляться с неприятностями по мере их поступления» и не особенно уделяя время важным, но все-таки несрочным делам. Стоит ли удивляться, что постепенно они теряют позиции или остаются на прежних. Поэтому очень желательно чаще поворачиваться в сторону «форточки», через которую доносится свежее дуновение новых технологий менеджмента."

Уровни менеджмента
В наш обиход прочно вошло слово «менеджмент». Слово «менеджмент» пришло к нам из английского языка и переводится, как «управление, заведование, руководство». Более широко менеджмент - это искусство управления интеллектуальными, финансовыми, материальными ресурсами.
Очень часто люди понимают менеджмент, оперируя только словом «управление». Вместе с тем, это далеко не так. Принято считать, что менеджмент, как процесс управления имеет три уровня (адаптировано: «Педагогика XXI века», пр. Жайтапова А.А. пр. Рудик Г.А., Проскурин В.П., 2008):
- нулевой (Этот уровень характеризуется постановкой перед персоналом компании только цели в виде достижения определенного результата или результатов. Менеджеров, работающих на этом уровне менеджмента, называют администраторами);
- первый (Уровень, на котором перед персоналом ставится цели в виде изменения процесса, внедрения технологии. Как правило, изменение процесса, технологии меняет результативность работы компании, поэтому этот уровень считается более высоким в сравнении с нулевым. Менеджеров, работающих на этом уровне менеджмента, называют управленцами);
- второй (Этот уровень характеризуется управлением компании через внедрение новых знаний на основе прогресса, а также организации процесса управления знаниями. Внедрение новых знаний и управление знаниями ведет к изменению процессов и технологий, изменению результативности компании. Поэтому этот уровень, с точки зрения эффективности - более высокий. Менеджеров этого уровня только и можно назвать менеджерами).

Доброго всем дня! Всех с наступившим Новым Годом и Рождеством! Удачи, счастья, здоровья, радости и оптимизма всем! Очень много интересных тем появилось в новом году на нашем форуме. Это здорово! По поводу тайм-менеджмента: давненько как-то прочла я интересную книжку Д.Гранина "Эта странная жизнь". Там он пишет о некоем профессоре Любищеве, который в возрасте 28 лет начал вести необыкновенные дневники, дневники-хронометражи. Сам Любищев утверждал, что никогда ни в чем себе не отказывал (в плане действий, т.е. спал сколько хотел, гулял, работал...), но при этом четко фиксировал, сколько на что тратится времени. Все это записывалось (к примеру: читал газету - с 3-15 до 3-40 и т.д.). В конце недели проводился анализ и выявлялось незаполненное время. И вот это время он старался максимально утилизировать, т.е. использовать. Он (Любищев) писал, что только в трамваях он выучил 3 языка. Этот человек прожил достаточно долгую жизнь (умер, кажется в возрасте 86лет) и очень много успел сделать и в плане самообразования и в плане вклада в науку. Книга произвела на меня огромное впечатление ( мне в тот момент было тоже где-то около 28), и я с воодушевлением решила попробовать жить правильно. Попыталась (приблизительно) проанализировать свой рабочий день - с огромными натяжками получилось, что около 50% времени уходило на простой трёп ни о чем (я тогда работала в научном учреждении). Это меня удручило. Я вела хронометражи (не точные, приблизительные) примерно месяц. Столкнулась с интересной проблемой - проблемой заполнить маленькие промежутки времени - 20 - 40 минут. Они возникали и дома, и на работе. И я столкнулась с собственной ограниченностью интересов. Хронометражи я вскоре забросила, но одну полезную вещь усвоила: чтобы все успевать, нужно прочно подружиться со временем, т.е. знать на что сколько тратится. Тогда легче планировать, особенно когда нужно успеть очень много за короткий промежуток. Попробуйте, может кому пригодиться. А лучше книжку прочтите. Всего всем доброго!

Столкнулась с интересной проблемой - проблемой заполнить маленькие промежутки времени - 20 - 40 минут.

Верно. Таких промежутков за жизнь набегает столько, что можно получить 3 высших образования.
К примеру, я еженедельно раньше ездил в бассейн по утрам воскресенья. Автобусы утром (около 09-00) обычно полупустые, всегда есть места для сидения. Сидишь, глазеешь по сторонам. А чего я не видел в утреннем своем городе за 43 года? Стал брать с собой мини-карманный словарь-разговорник по англ. языку и читать в дороге (20-30 мин). За 3 года таким образом 2 (два) словаря проштудироровал, от корки до корки. В бассейн еду - читаю. Обратно еду - читаю. В бассейне перед началом плавания жду - тоже читаю. Люди сначала с любопытством смотрели, потом перестали. А в чем проблема то? В Москве полвагона в метро что-то читают.

Читать в транспорте вредно для глаз. Тогда лучше закачать в сотку какой-нибудь обучающий курс и слушать его. Да и наверное в метро трясет меньше.

Слушать тоже пробовал. Не в восторге. Шум автобуса проникает в наушники - удовольствия ноль. Что от музыки, что от какого-либо курса. А дорога в бассейн боле-мене ровная у нас потому трясло не сильно.

Тогда попробуйте "капли", они же вакуумные наушники (хотя и неправильно их так называть). Я иногда одеваю их, чтобы шума меньше слышать и использую как беруши, т.е. музыку не включая - помогает сосредоточиться. Да и слушать в них в транспорте лучше

Добрый день, господа! Тема расхода личного времени все еще злободневна? Тогда хочу сообщить, что контролируя его (время), можно совершить массу полезных дел. Читать в транспорте пробовала - получается, но глаза, действительно устают! А вот вместо перекуров читать, это и полезно, и приятно во всех отношениях. Экономиться целый час, на этих самых перекурах и перерывах на обед, которые мы зачастую тратим на "отдых". Так что желаю всем здоровья и кучу полезного свободного времени!