Форум казахстанского налогоплательщика

Практические аспекты составления управленческой отчетности
(Составьте для себя и Участников максимально удобную и читаемую управленческую отчетность).

Управленческая отчетность – это основной источник информации для Участников о состоянии предприятия. Основная цель составления управленческой отчетности – максимально достоверно раскрыть данные финансовой и не финансовой отчетности. В связи с этим целесообразно дополнять цифровые данные пояснениями, графиками, таблицами и прочими средствами раскрытия информации. Это поможет Участникам и прежде всего руководителям понять структуру изменений, происходящих в компании и оценить необходимость принятия мер.

Управленческая отчетность должна раскрывать как минимум 4 основные перспективы: финансы, клиенты, процессы, персонал. Основу управленческой отчетности для Участников составляет реализация стратегии.
Для облегчения общения Участников с топ-менеджментом компании разрабатываются формы управленческой отчетности, которые изложены доступным языком цифр, пояснений к ним и графических представлений.

Раскрытие информации Участникам не должно быть однобоким. Необходимо предоставлять для ознакомления не только финансовые результаты и показатели, но показывать еще и структуру достижения этих результатов. Конечно, можно задать вопрос «А зачем Участникам знать подробности и мелочи достижения финансового результата?». Участники назначили для этого топ-менеджмент компании по функционалу и желают получать только дивиденды и не вникать в операционные нюансы. Это действительно так при выполнении ожидаемых показателей. Но если финансовый результат отрицательный, объяснить Участнику причины и факторы, повлиявшие на данный результат можно только используя отдельные показатели, косвенно повлиявшие на негативный итог. В данном случае, ссылка на глобальный финансовый кризис будет не достаточно объективной. На финансовый результат влияет не только качество ведения бухгалтерского учета, а главным образом структура и динамика продаж, процессы и технологии производства, IT-возможности, качество персонала, а также управление всеми этими направлениями.

Практика разработки управленческой отчетности.
На этапе разработки управленческой отчетности необходимо задействовать весь топ-менеджмент компании, ответственный каждый по своему направлению и функционалу. Должна быть коллективная ответственность за финансовый результат компании. Например, в компании создается коллегиальный исполнительный орган, взамен единоличного. Такая управленческая мера дает возможность распределить нагрузку исполнительного органа компании, закрепив за ключевыми менеджерами компании солидарную ответственность за результат.

Общее Собрание участников озвучивает желаемый результат, который они хотели бы видеть в конце года, описав основные стратегические цели. Каждый менеджер, ознакомившись со стратегическими целями, составляет на их основе карту задач с описанием путей их решения. Задачи и показатели достижения, расписываются по 4 перспективам ССП: финансы, клиенты, процессы, персонал. Составленные в таком разрезе карты задач на год, квартал, месяц позволяют разносторонне достичь поставленных стратегических целей. Ежеквартальное отслеживание результата достижения поставленных задач том-менеджентом, ложится в основу управленческой отчетности для Общего Собрания участников.

Формы отчетности должны быть представлены в удобных для чтения форматах: word, excel, power point, adobe reader и т.п. Обязательным атрибутом отчетов должно быть графическое представление приведенных цифровых значений. Это необходимо для визуализации информации и наглядного представления в динамике тех или иных тенденций.

Чаще всего, финансовая отчетность компании представляется в формате Excel в нескольких вариантах:

1. Общий отчет – содержит данные в обобщенном виде по наиболее крупным разделам;
2. Подробный отчет - составляется с детальной расшифровкой статей поступлений, выбытий, доходов, расходов;
3. Комбинированный отчет – формируется по запросу Участников. Данный отчет содержит расшифровку некоторых статей отчетности.

Выбор детализации отчетности позволяет Участникам ознакомиться с цифрами на желаемом уровне или в зависимости от целей анализа.

Отчетность также создается по другим направлениям развития компании. Например, таким как продажи, производство, IT-безопасность. Структура отчетов по направлениям имеет индивидуальный подход в зависимости от структуры бизнеса, в котором компания работает.
Из опыта автора, согласованные и понятные обеим сторонам формы отчетности ускоряют процесс ознакомления и принятия отчетных документов, это экономия драгоценного времени Участников и топ-менеджмента, а также реальная возможность разглядеть истинные причины изменений в компании.

Этапы формирования управленческой отчетности.
Технология составления управленческой отчетности, представляет собой методичное исполнение ряда шагов:

1. Необходимо определить направления формирования отчетности (финансы, продажи, производство, IT-безопасноть и т.п.);
2. Назначить ответственных лиц за разработку, заполнение и консолидацию отчетов от нижнего до верхнего уровней;
3. Определить основные критерии, по которым будет вестись отчет;
4. Установить ключевые показатели эффективности по каждому направлению;
5. Разработать формы отчетности всех уровней;
6. Внедрить данные формы нижестоящим уровням для ежедневного сбора информации, которая в конце отчетного периода даст реальную картину движений внутри направлений;
7. Проводить работу по модернизации форм в случае необходимости;
8. Осуществлять контроль за сбором информации по утвержденным формам всеми уровнями;
9. Консолидировать полученную информацию.

Рассмотрим пример. Вы хотите расшифровать статью по дебиторской задолженности покупателей, чтобы понимать структуру и качественный состав дебиторов. Эта отчетность войдет в состав раздела «Финансы» вашей управленческой отчетности. Критериями ведения данного отчета будут столбцы по наименованиям клиентов, с указанием сферы деятельности, городу местонахождения, виду приобретаемых товаров, работ, услуг, сроку, сумме задолженности и комментариям, поясняющим причину задержки погашения дебиторской задолженности дебиторами.

Кредитной политикой компании могут определяться размеры, период оборачиваемости дебиторской задолженности. Если кредитная политика не разработана, политика кредитования клиентов может вытекать из правил делового оборота на рынке.
Управление данными показателями ложится в основу мотивационной политики и оценки деятельности менеджера, ответственного за продажи, либо за финансы.
Согласованные критерии, необходимые для понимания структуры и клиентской базы дебиторов формализуются в форме электронной таблицы Excel, которая рассылается менеджерам, ответственным за сбор информации.

Внедрение нового отчета должно коррелироваться с должностными инструкциями сотрудников, которые будут заполнять данный отчет. Если указанные функции не закреплены ни одним внутренним нормативным актом, то вносятся изменения в инструкцию с обязательным соблюдением всех формальностей.

В ходе ежедневной работы по ведению нового отчета могут возникать трудности при его заполнении, либо потребуется добавление каких-то новых показателей. Менеджер, ответственный за внедрение, должен быть гибок в принятии решений по изменению форм.
Контроль за сбором информации в отчет может вестись выборочно, не обязательно каждый день смотреть в рабочую форму менеджера нижнего звена. Но, если того требует ситуация, то постоянный контроль со стороны руководства необходим

Сведение отчетов низовых подразделений будет заключаться в сборе и анализе периодической отчетности, а также поможет менеджерам направлений следить за работой менеджеров с дебиторами и понимании того, делают ли менеджеры отчет для проформы или они действительно управляют данным процессом.

Автор статьи: Беспрозванных Е.В.,
Член Правления - Финансовый директор
ТОО «Агентство Медиа-Систем»
CAP

Одобрено, немного добавил оформления для удобства чтения

Посмотрела статью. Она интересная, полезная, и судя по всему это НЕ копированный материал. Как раз такой администрация сайта хотела бы видеть в разделе Курс Молодого Участника, а не реферат из других источников.
А то ведь некоторые тут плагиатом с интернета занимаются. Да, sokref?

Nell, в разделе Курс приветствуются разноплановые, но интересные темы, статьи, опыт. То что полезно. Для многих это первый шаг выразить свой опытом, многим мы в этом помогли, в этой теме например тоже есть наша помощь.

С автором темы общался ранее, в силу своей должности она может и другие интересные статьи интересных авторов размещать. Вы правы, мы против материала скопированного без разрешения автора и не очень хорошо относимся, хотя иногда допускаем, если это сделано с разрешения автора.

Если это где-то еще публиковалось сообщите.
Согласен, материал во-многом тяжел, но есть участники которым он интересен. Еще лучше будет, если тема станет источником вдохновения для кого-то. Вне зависимости комментарии это будут, обсуждения или новые темы.

Темы не обязательно такие академические. За последние несколько недель разместили несколько разных статей примерно одного направления (опыт предпринимательства), но с разным уровнем академичности, сложности текста, примеров, оформления. Даже названия тем. И смотрели на количество комментариев, заработанные плюсы, просмотры, общие оценки. Результаты очень интересные, местами неожиданные.

А пока напомню: за полезные и интересные сообщения, за помощь на форуме или полезный материал не забывайте ставить плюсы. Этим Вы стимулируйте авторов и позволите им эти плюсы использовать в будущем.

День добрый форумчане. Очень давно не была на форуме,даже соскучилась
Обшарила форум,запуталась,нашла более менее подходящую тему.
Подскажите пжл,где,в каком месте я ошибаюсь.
Ситуация вот в чем,мне необходимо рассчитать рентабельность сделки,раньше я этим не занималась ,для этого был главный бухгалтер и логист.Но,вышла на новую работу,и это легло на меня. Поправте меня,если есть неточности или ошибки. Плательщики НДС.
Вот что у меня получилось;
Сумма реализации-26678780,НДС начисленный 2858441
Себестоимость товара-24010902,НДС в зачет-2572597
НДС; 2858441-2572597=285844-это фактический НДС который предстоит заплатить. Или я ошибаюсь?
Маржа; 2667780-24010902=2667780.С этой суммы высчитываем КПН,2667780*20%=533576. Так,или я ошибаюсь?
2667780-533576-285844=1848360. Это прибыль с данной сделки, только за минусом налогов,так или я не правильно считаю?
Но,есть один момент,транспортные расходы,а это 3570000 тг.
Получается так; 3570000 (НДС 382500)
3570000-382500=3187500 и эта сумма ложится на затраты. НДС мы не платим,т.к НДС в зачет 382500+2572597=2955097-2858441=96656.это НДС в зачет.
2667780-3187500=-519720. мы ушли в минуса,прибыли 0,мы несем убытки. Налоги мы не платим,остается НДС у нас переплатой. Итого сумма убытка; 519720-96656=423064.
Простите что так много букв,но по другому я не могу.Мне очень важно понять самой это,и если есть ошибки у меня

Оксаночкаа
Что вы подразумеваете под "рентабельностью сделки" Если вы хотите посчитать Валовую прибыль, то возьмите стоимость сделки без НДС отнимите себестоимость, зачем вы считаете КПН, НДС зачетную часть и начисленную, почему вы пишите, что себестоимость =....., а потом еще транспорт сверху накидываете? Если вы хотите сделать Оценку относительной эффективности, то вам просто необходимо сделать калькуляцию полной себестоимости. А у вас получилось в первом случае вы пересчитали, во втором не досчитали. Определяйтесь, что вы хотите.

Евгения вечер добрый. Я хочу понять,что предприятие заработает от этой сделки.

Целиком и полностью,за минусом всех налогов и т.д.и т.п...

Делайте калькуляцию полной себестоимости

Евгения,себестоимость товара 26583499.Это сумма закупа.

Другой цифры у меня нету.

У меня есть три цифры,это сумма реализации,сумма закупа и сума транспортных.

Оксаночкаа писал(а):Евгения,себестоимость товара 26583499.Это сумма закупа.

Оксана, калькуляция полной себестоимости, это не себестоимость товара. Вы пишите, что хотите сделать (как я поняла) оценку относительной эффективности сделки, а говорите мне о трех цифрах. Это управленческий учет и за пять минут на форуме я вам этого не расскажу и посчитать не смогу, т.к. информация собирается в плоть до з/п сотров, привлеченных к данной сделки. То что вы делаете, это не правильно. Я вам рекомендую для начала просто посчитайте профит и посмотрите сколько в % вы заработали, только определитесь с себестоимостью вашего товара, сидит у вас транспорт в 26583499 или он идет на расходы периода или....

А вообще с какой целью вы пытаетесь это посчитать? Я это спрашиваю к тому, что может мы говорим о разных вещах? Обычно торговые компании считают валовую прибыль за месяц, отнимают понесенные расходы, т.е. составляют отчет о прибылях и убытках. Редко, кто делает оценку каждой сделки. Этим обычно занимаются производственники.

Но если же вы хотите просчитать полную себестоимость, то вы должны рассчитать все затраты, прямые и косвенные, вплоть до з/п сотров, арендной платы и т.д. затраченной на эту сделку, отнять от суммы реализации без НДС, посчитать КПН и посмотреть итог. Итог вы будите оценивать самостоятельно на сколько ваши трудозатраты стоят заработанных денег. И потом я думаю, что этот расчет не будет 100% корректным, все приблизительно. Ну скажем з/п сотра, если вы его наняли только для этой сделки, то тогда 100% его з/п ляжет на себестоимость, а если это ваш постоянный сотр, то вы можете рассчитать приблизительно узнав сколько времени он затратил именно на это сделку, посчитать его часовую з/п и умножить на кол-во затраченного времени+ налоги, которые заплатит работодатель и т.д., то же самое с арендой, если у вас есть аренда, посчитайте сколько квадратов у вас занимал товар и сколько времени он у вас лежал на складе и считайте сумму. Но еще раз повторюсь, это мало кто делает. Я так предполагаю, что вас шеф попросил прикинуть, сколько он заработает... проще всего узнать как ваш логист это просчитывал и посчитать по этой же схеме.

Вроде б тему надо отдельно открыть "Расчет себестоимости (прибыли)" для непроизводителей

У тебя есть все права

Евгения,да,Вы правы,шеф просил прикинуть сколько он заработает...Но дело в том,что я поменяла место работы,и тут эти расчеты легли на мои плечи...и я если честно,даже понятия не имею как это рассчитывать. то что у меня в голове было,я написала выше. Я вот думаю может в экселе как то табличку придумать на будущее...не знаю,правда не знаю..Менеджер сделал коммерческое предложение,мне его дали просили рассчитать сколько заработаем.... Не включать туда расходы по аренде,ЗП,и прочите расходы,только налоги и расходы на транспорт.

Ну Оксана, так вы бы так и писали...... а то рентабельность сделки.......Возьмите итоговую сумму в коммерческом предложении уберите от туда НДС (если коммерческое без НДС, то ни чего не делайте) отнимите от туда себестоимость товара и транспорт (еще раз спрашиваю, почему транспорт не на себестоимости сидит, вы по НСФО работаете и берете на расходы периода ) это будет ваша валовая прибыль в тенге, если вам принципиален КПН, то посчитайте от валовой прибыли 20% получится "чистый" но очень примерный доход, все.

Нуреке писал(а):Вроде б тему надо отдельно открыть "Расчет себестоимости (прибыли)" для непроизводителей

по моему что то похожее есть на форуме, не думаю, что нужно тему открывать, в ней писать особо нечего.