Форум казахстанского налогоплательщика

Учетные задачи весовой завода стройматериалов

Курсаков С.А.
http://kursakov-s.narod.ru/


Введение.
В недавнем прошлом мне довелось близко познакомиться с таким подразделением, как «весовая», на заводе стройматериалов. Честно говоря, до сего времени я вообще не представлял, что это такое и какие там могут вообще возникать учетные задачи. Ну, стоит там какой-то вагончик на проходной, он снимает данные с больших автомобильных грузовых весов, через которые проезжают грузовики с завода и на завод. Чего там автоматизировать? Разве что подключение к весам как к объекту из Windows и автоматическое считывание значения веса? Как выяснилось в дальнейшем, я жестоко ошибался. И учетных задач там было немерено, и проблем выше крыши. В специфике учетных задач весовой пришлось подробно разбираться и более того – написать конфигурацию для учета движения ТМЦ через весовую. Но обо всем по порядку.

Интенсивность трафика транспорта через весовую.
Прежде всего меня поразила интенсивность движения транспорта через весовую. В периоды пика, я лично наблюдал, как буквально за 2-3 минуты через весы проезжали до 4-8 грузовых автомашин. И проезд каждой машины работникам весовой нужно было зафиксировать во вполне определенных учетно-аналитических разрезах, о которых я ниже расскажу. Я иногда даже и рта раскрыть не успевал, а работник весовой уже обрабатывал и фиксировал въезжающую или выезжающую машину. И медлить здесь при обработке транспорта работнику весовой было совсем нельзя, водители не будут стоять долго. Всего трафик транспорта достигал до 100 грузовых машин в сутки через весы в период активной работы завода стройматериалов.
При автоматизации это следует учитывать и писать конфигурацию так, чтобы работники весовой могли легко и быстро зафиксировать весь трафик даже в пик прохождения транспорта. Быстро заполнить фиксирующие документы. Быстро распечатать те документы, которые нужно отдать водителям. Записывать даже «недозаполненные», не до конца оформленные документы, чтобы в период «потише», потом, попозже к ним вернуться. И т.д.

Существующее положение ручного «бумажного» учета.
При таком большом трафике картина учета, которую весовая обязана была предоставить своим пользователям, до автоматизации его, была крайне скудной и малоинформативной. Учет въезжающего и выезжающего транспорта, порожнего и груженого, велся в «тетрадках» и бумажных журналах. По требованию кого-либо из пользователей составлялся какой-либо отчет путем кропотливой, мучительной и долгой ручной выборки. Составлялись и регулярные периодические отчеты в каких-то разрезах (приход, расход, поставщики, покупатели, перевозчики, карьеры сырья, строящиеся объекты и т.д.). Безусловно, работники весовой были добросовестны и трудолюбивы, но, пропуск ими какой-либо информации в ручных отчетах был обычным делом. Оправданием им служил большой трафик транспорта и трудоемкость ручной выборки и агрегирования информации из «тетрадок».
Формы «тетрадок» и журналов ручного учета в данной статье я приводить не буду. Дело в том, что при автоматизации ручного учета предшествующие самой автоматизации формы и бланки ручного учета, хотя и изучаются внимательно, но никоим образом не берутся за тот образец, который нужно в точности повторить в «электроне». Прежде всего потому что бумажные бланки ручного учета были сформированы под действием самого процесса ручного учета. А в компьютерном учете сам процесс учета принципиально отличается – хотя бы тем, что объекты и разрезы учета (допустим, водители) – «вбиваются» один и только один раз и потом просто выбираются их списка. В ручном учете такое принципиально невозможно. Там, если водителя «вбили» (записали) на одной странице журнала, то на другой странице его нужно повторно писать/вбивать заново. Поэтому, да и еще по многим другим причинам, точное копирование ручных форм при автоматизации бесперспективно и неэффективно. Поэтому, только улыбку сожаления может вызвать весьма распространенная форма «деления опытом» на форумах, заключающаяся в опубликовании каких-либо форм, бланков, регистров, журналов и т.д. Без анализа причин ведения этих бланков, ситуаций и разрезов учета, в них отражающихся, эти «сверхценные» бланки малополезны.
Во-2-х, после автоматизации часто становятся доступны, легки и просты в формировании те отчеты, виды, группировки и разрезы информации, которые раньше работники вообще и сделать то не могли из-за их неподъемной нереальной трудоемкости. Поэтому начинать автоматизацию с определения того, какие отчеты и в каких видах нужны заказчику, который до сего времени вел ручной учет, тоже малополезно. Формы отчетов образуются сами по ходу дела. Главное в начале – выявление сути процесса, разрезов информации, ключевых категорий и сути бизнес-процессов.

Пользователи.
Учетной информацией весовой пользовались многие. Это - бухгалтерия, руководство производственных цехов и руководство предприятия. Также периодически подходили представители перевозчика и требовали так называемые «товарно-транспортные накладные» по своим машинам в разрезе водителей и мест погрузки.
Более того, именно информация, выдаваемая весовой, служила исходной точкой отсчета и определения взаиморасчетов между заводом стройматериалов и –
- перевозчиками сырья для завода
- поставщиками сырья (это лица, обычно отличающиеся от перевозчиков)
- покупателями готовой продукции
- перевозчиками готовой продукции для покупателей (это также обычно лица, отличающиеся от покупателей)
- между перевозчиками и их водителями.

Измерители.
Вся информация и движение номенклатуры в этой задаче фиксируется только по количеству. Весовщиков и весовую не интересуют ни суммы, ни цены, ни на сырье, ни на готовую продукцию – это дело бухгалтерии. Основная и единственная единица измерения – это единица веса – тонны. Это связано с тем, что вся ГП проходит через весы, взвешивается на весах, и по другому просто и быть не может. Хотя, при реализации некоторых видов продукции (например, бетон) покупателю выписывается накладная в кубометрах, а через весовую проходит вес в тоннах. Тогда бухгалтерия переводит одно в другое, пользуясь рабочей емкостью перевозящей машины и плотностью готовой продукции.

Учетные разрезы информации.
На мой взгляд, учетные разрезы, или категории информации, применяемые в данной задаче, гораздо важнее конкретных форм бланков, которые были использованы или сейчас используются на предприятии.
Эти разрезы таковы –
- Исполнители документов (весовщики)
- Грузовые автомобили. Могут принадлежать как самому заводу стройматериалов, или перевозчикам, или частным лицам. Идентифицируются двумя параметрами – вид машины и номер.
- Водители. То же самое – могут работать на самом заводе, так и у перевозчика, причем как постоянно, так и перевозчик может временно их нанять буквально на один рейс
- Рейсы (ездки)
- Карьеры добычи сырья (от них доставляется сырье на завод)
- Строящиеся объекты (туда увозится готовая продукция с завода). Карьеры и объекты можно объединить в одну сущность – «Пункты» (в смысле пункты назначения и пункты доставки). Так легче делать документы и регистры.
- Продавцы сырья
- Покупатели готовой продукции
- Субподрядчики. Всех их лучше объединить в единую сущность «Контрагенты».
- Физлица, с подотчета которых списывается готовая продукция
- Физлица, в подотчет которых переходит готовая продукция (это обычно прорабы и мастера самого завода, выполняющие заказы на стороне)
- Водители. Всех этих физлиц можно объединить в одну общую одноименную сущность. Между ними больше сходств, чем различий
-Сырье, и
- Готовая продукция. Эти обе сущности лучше тоже объединить в единую «Номенклатуру».
Естественно, что всю эту информацию просто невозможно вместить в рамки традиционной конфигурации бухучета, типовой или нетиповой. Даже если преодолеть физическое расстояние между весовой и бухгалтерией завода, сделать сеть, и запустить работников весовой в бухгалтерскую базу, то они сразу же начнут создавать физлиц, не работающих в предприятии (водители), грузовики, не числящиеся в ОС завода, и объекты строительства, не принадлежащие заводу. В общем, все это кончится весьма печально, и понятно, что работникам весовой для фиксирования трафика нужна совершенно отдельная и совершенно особенная от остального бухучета, своя программа, функционирующая по правилам, максимально оптимизированным для процесса взвешивания.

Приход материалов.
Первый из процессов весовой – приход материалов, заключался в следующем. Грузовой автомобиль проезжал и становился на весы. Работник весовой фиксировал значение веса брутто грузовика (грузовик, тара плюс полезный груз). Грузовик далее ехал выгружаться на территории завода. Затем он же выезжал обратно тоже через весы, фиксируя вес тары. Весовщик таким образом определял вес привезенного груза = вес брутто минус вес тары. Также при приходе обязательно нужно было зафиксировать машину (вид и номер), водителя, перевозчика, продавца, карьер-источник материала (пункт погрузки).

Составление товарно-транспортных накладных (ТТН) для перевозчиков.
Естественно, за перевозку сырья перевозчик желал получить деньги с поставщика сырья. Чтобы подтвердить перевозку, практически ежедневно на весовую получателя приходили представители перевозчика, дабы взять свои «товарно-транспортные накладные». Долгое время для меня было загадкой, что это такое, зачем оно нужно и как этот документ составляется и почему этот документ имеет такие сложные и разнообразные многографные формы.
В общих словах, ТТН – это группировка входящих перевозок по карьерам, поставщикам, машинам и водителям. То есть, если один водитель ездил весь день с одного и того же карьера, и возил для одного и того же покупателя пусть разные материалы – это будет одна ТТН. Если по данному перевозчику были еще водители, то на каждого из них выписывается своя отдельная ТТН. Если этот же водитель возил этому же покупателю, но с другого карьера – это снова будет другая ТТН. Вот такая логика.
По поводу бланков ТТН. Большинство из граф, находящихся на них, теперь просто не нужны, они сохранились еще с советских времен. Когда весь расчет ЗП водителей делался именно в этих бланках ТТН, и не было ни компьютеров, ни бухгалтерских программ.
Выписка ТТН для конкретного явившегося перевозчика вручную – тяжелый труд. Нужно отфильтровать все ездки в журнале только по этому перевозчику, а также провести мысленные или на бумаге вышеуказанные правила группировки. Ошибиться вручную – как дважды два. При автоматизации пришлось для повышения прозрачности этого процесса «Печати ТТН для выбранного перевозчика» создать еще дополнительно общий «Отчет для ТТН» со всеми перевозчиками, чтобы проверять процесс печати для конкретного выбранного перевозчика.

Расход готовой продукции.
Второй важнейший процесс весовой – расход готовой продукции. Грузовой автомобиль въезжает на территорию завода, фиксируя вес тары, затем выезжает, фиксируя вес брутто. Из чего опять же находится вес груза. При расходе весовщик обязательно должен выписать документ расхода с техническими характеристиками ГП. Эти документы различаются в зависимости от вида ГП, могут иметь разные формы на разных предприятиях, поэтому конкретные формы мы здесь не приводим.
Разрезы информации и показатели, выводимые в отпускных документах на стройматериалы –
- дата и время отпуска
- количество, единица измерения
- госномер автомобиля
- водитель
- контрагент (покупатель)
- субподрядчик покупателя
- с подотчета кого списана ГП
- в подотчет кому отправлена ГП
- строящийся объект, куда отгружается ГП
- характеристики ГП (марка, температура, плотность, осадка конуса, и т.д.)
- оператор (исполнитель)
- подписи.

Определение общего расхода.
Расход готовой продукции контролировался по получающим ее физлицам. На каждое из них за отчетный период времени весовщиками составлялся отчет по расходу по форме обычной накладной. Правила составления этой «накладной» были похожи на правила составления ТТН. Использовались следующие учетные разрезы для группировки –
- дата и время
- контрагент (покупатель)
- субподрядчик
- физлицо, с подотчета которого отпускалась ГП
- физлицо, в подотчет которому отпускалась ГП
- пункт, куда произошла отгрузка (объект строительства)
Для повышения прозрачности процесса «Печать расхода на выбранное подотчетное лицо» пришлось разработать отчет «Общий расход». Ранее вообще не было возможности увидеть общий расход по всем получающим в подотчет физлицам.

Обязательные требования к рабочей конфигурации.
При разработке конфигурации, предназначенной для весовщиков, следует учитывать их «неискушенность» в текущих тенденциях «учетного софтостроительства». То есть, разумеется, поскольку в основном весовая отчитывается перед бухгалтерией и бухгалтерами, то следует применять в качестве платформы создания программы для весовой, конечно же, знакомую бухгалтерам 1С8. Но, следует делать программу максимально легкой для освоения, простой и понятной в эксплуатации. Без многочисленных закладок, без кучи «птичек», без многотабличных форм и без прочих неудобств, к которым бухгалтеры с трудом приспосабливаются, но простые весовщики приспособятся вряд ли. «Программа должна быть простой» – это являлось обязательным требованием заказчика.

Отчетность в различных группировках.
В конфигурации «Учет движения ТМЦ на весовой» были сделаны следующие отчеты –
- Журнал поступления
- Журнал реализации (эти два отчета придуманы по «мотивам» предшествующих ручных отчетов)
- Сводка
- Итоговая накладная
- Сверка с контрагентом
- Сверка с перевозчиком
- Отчет для ТТН
- Отчет по общему расходу.

Где посмотреть.
Конфигурацию «Учет движения ТМЦ на весовой» для 1С82 вы можете скачать с веб-странички ее разработчика http://kursakov-s.narod.ru/. Она написана на базе и на основе другой конфигурации – «Простая бухгалтерия» для 1С82 того же автора. Полагаю, что ее использование другими субъектами целевого профиля только добавит ей полезности в плане дальнейшего развития.
Любое самостоятельное использование Вами этих конфигураций законно, лицензионно и бесплатно. Платными являются только услуги разработчика по консультированию, доработке, внедрению и т.д.


Курсаков С.А.
http://kursakov-s.narod.ru/
Дата последнего редактирования 17 апреля 2011 г.

Текст статьи приложен во вложении.

Да, интересная задача. Но, я думаю у нас не так много таких заводов. Ценность ваших идей в том, что вы сталкиваетесь с такими производственными вопросами. Еще вопрос: нет ли у Вас случайно хорошей конфигурации по производству, к примеру по хлебопекарни, производственному цеху?

Навскидку нет. Все что у меня есть, выложено на веб-страничке, ничего не скрыто. На заказ - возможно.
Этой работой хотел подчеркнуть две вещи.
Первое- легкие, простые и понятные (для пользователей) конфигурации (любого плана) на 1С8 - возможны.
Второе - главное - не конкретные бланки и формы документов и отчетов (или налоговых регистров). Главное - учетно-аналитические разрезы и категории задачи.

Я работал с измерением веса грузов, но больше с весами на ж/д для того, чтобы узнать вес вагонов. У вагонов есть свои нюансы: состав проезжая возле весовой должен ехать достаточно медленно. Бедные контроллеры, конечно женщины: при смене 8 или 12 часов работает на каждой станции по одному человеку. Для меня так и осталось загадкой как они справляют естественную нужду (простите за грубость). На большинстве предприятий еще старые советские системы стоят на весовых датчиках. Многие предприятия не понимают как важно, чтобы была регулярная поверка и настройка датчиков веса.

Многие предприятия ставят весы электрические и не обслуживают их. Это недопустимо. По сути задача измерения больших масс задача сложная и пока наиболее простой способ можно объяснить очень просто: ставят датчик, в котором проложен специальный металлический проводник. Кто помнит физику: если взять любую проволоку, то электрическое сопротивление в ней зависит от нескольких вещей. Можно нагревать и тогда сопротивление увеличится, а можно на провод растянуть или сжать, то его сопротивление тоже изменится.

Вот и в весах используется специальный электронный механизм, который измеряет насколько изменилось электрическое сопротивление или возникло электронное поле под действием давления. Чем сильнее давит масса на весы, тем сильнее меняются показания весов. И это изменение преобразуется в показание прибора (надеюсь получилось просто объяснить).

Вот тут и получается, что показания весов зависят от влажности, температуры, предыдущих измерений и еще кучи непонятных вещей. У нас бывало, что за неделю одинаковые весы, в одних и тех же условиях давали серьезные расхождения на одних и тех же весах, хотя неделю назад прекрасно настроены. И поэтому так важно регулярно делать поверку (именно поверку, а не проверку) весов и настройку весов. А то может оказаться что Вы имеете за месяц большие расхождения в ту или иную сторону.

О да, точность измерений на таких весах действительно невелика. Менее 100 кг они не меряют.

В моем случае пользователи работали с двумя знаками после запятой (в тоннах), не выше.
Измерения действительно пляшут. Сидишь бывало у них, объясняешь программу, налаживаешь что то. Ни-че-го и ни-ко-го нет на самих весах. И показывают - то 0.00, то 0.02. Правда, снежок шел...

К весам присоединен показатель веса, похож на обычные китайские электронные часы-будильник, он и показывает вес. В компьютере была спецпрограмма какая то, вроде тоже чего то показывала, но пользователи ее за ненужностью убили. Грят, толку мало от нее было. Будильник лучше показывает.

Кстати, перекликаясь с темой инвентаризации, мы на форуме здесь обсуждали. Пусть даже грузовики прошли весы, взвешались. Песок, щебень и прочие инертные материалы они далее вываливают на территории завода в таких большущих хребетообразных горах. Эти горы периодически ездят и ровняют бульдозеры.
Вопрос - как измерить кол-во песка, или щебня, в такой "горе"? Ведь это же не сырки в пакетах на складе - их не пересчитаешь....
Ответ - только приблизительно. Методами геодезии. Геодезисты "обстреливают" гору, определяют ее размеры и топологию, обсчитывают объем по формулам, и выдают результат с точностью "плюс-минус лапоть" (шутка). А иного способа нет. Не будешь же загружать обратно всю эту "гору" в грузовики и прогонять через весы....

По поводу подсчета материала в кучах, есть интересная история:
"История из жизни аудиторов. Эти странные создания, которых люди побаиваются, часто поселяются в малознакомой местности, поблизости от крупных промышленных предприятий, и совершают на них разрушительные набеги. Внутри групп аудиторов царит жесткая иерархия, где молодые подчиняются старшим...

Вот и в этой группе, за день до выхода на проверку базы комплектации (а по-простому – складского комплекса) крупной нефтедобывающей конторы, старый аудитор долго поучал молодого:

- Чтобы найти, как они воруют, нужен опыт! Много опыта! Завтра ты получишь первый... Постарайся подойти к делу ответственно!

Молодой слушал и проникался...

А на следующий день началась БОЛЬШАЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ, и многочисленные комиссии разбежались по базе как муравьи. Старые аудиторы пошли на нефтебазы, склады цветных металлов, на худой конец - пиломатериалов...

А молодого отправили на склад сыпучих материалов. С рулеткой.
Вы когда-нибудь пробовали посчитать, сколько щебенки в отвале, по форме и размерам напоминающем спаривающихся динозавров? А сколько цемента в барабане, который герметично запаян и снизу, и сверху? Парень загрустил...

Но потом его взгляд обратился к месту хранения, вид которого показался ему измеримым – это была гора керамзита. Работники базы с интересом наблюдали, как парнишка измеряет диаметр основания, как изменяет длину какой-то палки, а потом втыкает ее в землю и после этого измеряет тень от палки и от горы...

А на следующий день началось ШОУ. Вокруг горы керамзита плотным кольцом собралось начальство, свита начальства, и просто любопытные. Аудиторы, всею группой, стояли в сторонке и ждали расправы – пацан умудрился, никому ничего не сказав, записать в отчете: "по данным учета – 1200 кубометров, по данным проверки – 1400 кубометров"... А старшие – не заметили, и отдали клиенту.

Такого излишка быть просто не могло, и для того, чтобы опустить
аудиторов, начальство распорядилось подогнать экскаватор и перекидать мерным ковшом всю кучу керамзита. Ну и начали перекидывать. Час... Два... И вдруг ковш обо что-то ударился. Народ забегал. Принесли лопаты и стали перекидывать вручную. В итоге откопали ДВЕ ОГРОМНЫЕ ЦИСТЕРНЫ, наполненные соляркой и бензином. Потом выяснилось, что в них, через торчащий шланг, сливали всю неучтенку, и примерно раз в неделю вывозили за территорию. Размер хищений был чудовищным! Шесть человек село, несколько десятков было уволено...

А заматеревший пацан потом учил молодых аудиторов:

- Помните! Чтобы найти, как они воруют, нужно везение! Много везения!

И знание формулы объема конуса... =)"

Ага.
Получается, тот, кто закопал цистерну, знал, что существует неснижаемый остаток керамзита "в горе". И закопал цистерну ниже уровня этого остатка.
Кстати, меня всегда поражало - зачем нужна такая гора? Там материала на 1-2 месяца работы завода под полной нагрузкой. Неужели за 1-2 месяца, прямо посреди СарыАрки, летом, не удастся найти ни одного-единственного поставщика такого распространенного материала? (зимой заводы стройматериалов обычно не работают).

Это ведь только по бухучету излишние запасы, это активы (то есть плюс). На самом деле, согласно теории "бережливого производства", это - потери ("муда").