Форум казахстанского налогоплательщика

Ввиду большого опыта проведение инвентаризации в розничных супермаркетах, анализа ошибок методологии при проведении инвентаризаций, была разработана следующая инструкция, приведенная ниже.

Порядок проведения инвентаризации

1. Перед началом работы по инвентаризации магазина ответственные лица (бухгалтерия, бригадир и операторы) обязаны проверить документы прихода, расхода, возврата и их обязательно внести в систему.
2. Главный бухгалтер магазина дает разрешение на проведение инвентаризации, тем самым, подтверждая, что все документы введены в систему правильно.
3. Перед началом инвентаризации весь товар выставляется на полки строго по имеющимся штрих-кодам.
4. Каждая группа проверяющих работает со своим оператором. С кем начнете работать с тем оператором и должны закончить (корректировка данных ).
5. Для обеспечения качественной работы операторов - в операторской может находится только два человека, администратор обязан следить за этим.
6. Весовой товар обслуживает третий оператор.
7. Получая для работы ТСД обязательно убедитесь , что он находится в меню «Инвентаризация»
8. Обязательное требование в ТСД вбивается не более 150 позиций и заканчивается полкой или стеллажом. Затем обязательно выгрузить ТСД и отработать с полученным документом «Ввод остатков».
9. В тетради для записи должен быть порядок. Поэтому должны быть следующие графы (столбцы): штрихкод товара, наименование товара, его граммаж, цена, количество, стоимость. Стоимость подсчитывается для двойного контроля.
10. Записи в тетради вести аккуратно и четко.
11. Группа (сдающий и принимающий и наблюдатель) осуществляют подсчет товара и ввод информации в терминал сбора данных (ТСД). Последовательность следующая :
 один зачитывает - штрих код, наименование товара , его граммаж, цена
 второй и третий - записывает эти данные в тетрадь
- далее первый участник группы считает количество товара, записывает его на наклейки и клеит их на первый в ряду товар.
-второй и третий участник записывает количество товара в графу количество.
- первый участник вносит данные в ТСД (считывает штрих-код и вносит количество).
12. Работаем собранно и синхронно. Тот, кто зачитывает название товара и его количество, обязательно следит за тем, чтобы напарник успевал его записать.
13. Если считаете мелкий товар, например специи, то рекомендуем разложить его по целлофановым мешкам и на мешок наклеить кол-во.
14. Весовой товар взвешивается на весах, получаем 2 штрих-кода, приклеиваем их: на учетный лист (картонку), на товар , а в тетрадь записываем данные учета. Далее вносим эти данные в ТСД.
15. Когда приносите заполненный ТСД оператору, указываете номер стеллажа и полок, оператор обязан отметить это на схеме и записать номер полученной ведомости. Обязательно проследите, что это выполнено.
16. Информация с ТСД переносится в программу товароучета, выдается документ «Ввод остатков» для осуществления проверки.
17. Проверяющие осуществляют проверку соответствия данных в документе «Ввод остатков» с фактическим количеством товара. Участники должны сверить свои записи с тетрадным учетом.
18. В случае нахождения ошибок в количестве товара, цене, наименовании - в документ «Ввод остатков» («Задача») вносятся вручную исправления в документ, но обязательно перепроверяются с данными на полке (пересчитывается количество, выясняется почему имеются расхождение в цене). Обязательно ставится подпись проверяющего, возле исправления. После чего документ отдается операторам для внесения данных исправлений в программу товароучета.
19. Исправленный вариант документа «Ввода остатков» отдается проверяющим, которые ставят на данном документе свои росписи, пишут полностью свою фамилию и инициалы, дату и время (все три участника ).
20. Обязательно ставится роспись оператора, который вел документ «Ввод остатков».
21. Когда оператор ставит свою подпись на ведомости, он проверяет, сдала ли группа ему свой вариант ведомости.
22. Готовый документ «Ввода остатков» относится участником группы директору (ответственному за ревизию) магазина, он делает пометку у себя на схеме о готовности документа с соответственным номером. Сдается задачи с исправлениями, задача с подписью и тетради с записями.
23. Директор магазина осуществляет руководство инвентаризацией:

• Назначает пары (сканирующие и проверяющие);
• Если в отделе или на складе нет принимающего, то обязательно назначается наблюдатель, который тоже ставит свою роспись и принимает участие в инвентаризации;
• Организует порядок инвентаризации (закрепляет пары за стеллажами, контролирует выполнение определенных стеллажей, отмечает прогресс инвентаризации в схеме);
• Контролирует эффективность и качество работы продавцов.

27. После получения предварительных результатов инвентаризации все вносимые изменения делаются только под контролем директора магазина и обязательно отдельной или «Ввод остатков».
28. Сотрудник бухгалтерии контролирует изменения вносимые участниками инвентаризации (через реестр задач). Менять данные в сданных «Вводах остатков» запрещается.
29. Инвентаризация закрывается через один день и больше не корректируется.

Пояснения:

• Документ «Ввод остатков» - документ выгрузки товара из терминала, формируется для проверки введенных данных в терминал. Затем товар переносится в документ «Инвентаризация». В итоге, получается может быть несколько документов «Ввод остатков» и один документ «Инвентаризация», это делается для проверки того, что весь товар, который считали терминалом, попал в документ инвентаризации.
• Схема – это схема полок магазина, которые по окончании сканирования отмечаются на общем плане магазина, для того, чтобы проверяющие не пропустили какую-либо полку.

Если проводить инвентаризацию, согласно данной инструкции, это гарантирует, что будет меньше ошибок как от операторов, так и от людей, проводящих инвентаризацию и позволит исключить факты приписок товара.

Я немного не в теме, но что такое ТСД? Терминалы сбора данных? И заодно что такое отдел СО?

Да, это документ внутреннего пользования, тут еще немного надо пояснить. Да, ТСД это - терминал сбора данных. У нас используются Symbol, а схема СО, это ошибка, извиняюсь = читать схема в пояснениях.

Я так понимаю, что описан порядок инвентаризации при использовании штрих-кодов. Как думаешь большие отличия, если штрих-коды не применять?

Да в принципе, небольшие. Просто, получится вводятся данные вручную в программу, также выдаются документы на руки, для проверки и т.п. Хотя... можно разработать отдельную инструкцию, для инвентаризации без использования технических средств.