Форум казахстанского налогоплательщика

В каждой компании, работающей более 5-ти лет встает вопрос: что делать с документацией, у которой истек срок хранения?
для этого сначала надо знать, что существует классификация документов по срокам хранения:
- документы с временным сроком хранения (например, 1 год, 5 лет, 75 лет);
- документы, которые должны храниться постоянно.
вот примерный список документов по срокам хранения, который должен быть в памятке у бухгалтера:
- отчетов по налогам: годовых - постоянно; квартальных - 5 лет; месячных - 1 год;
- бухгалтерских отчетов и балансов организаций: сводных годовых - постоянно; годовых - постоянно; квартальных - 5 лет; месячных - 1 год;
- первичных документов и приложений к ним, зафиксировавших факт совершения хозяйственной операции и явившихся основанием для бухгалтерских записей (кассовых, банковских документов, корешков банковских чековых книжек, ордеров, табелей, извещений банков и переводных требований, актов о приеме, сдаче и списании имущества и материалов, квитанций, корешков к ним, счетов-фактур, накладных, авансовых отчетов и др.) - 5 лет; синтетических, аналитических, материальных счетов бухгалтерского учета - 5 лет;
- бухгалтерских учетных регистров (главной книги, журналов-ордеров, разработочных таблиц и др.) - 5 лет; оборотных ведомостей - 5 лет; перечней лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, - до замены новыми; образцов подписей материально ответственных лиц - до минования надобности; книг, журналов, карточек учета ценных бумаг - постоянно, договоров, контрактов, соглашений (кредитных, хозяйственных, операционных) - 5 лет, основных средств (зданий, сооружений) - 5 лет, расчетов с организациями - 5 лет, приходно-расходных кассовых документов (счетов, платежных поручений) - 5 лет, подотчетных лиц - 5 лет, исполнительных листов - 5 лет, депонированной заработной платы - 5 лет, доверенностей - 5 лет.
Контрольные кассовые ленты, книги кассира-операциониста и другие документы, подтверждающие проведение денежных расчетов с населением, должны храниться в течение сроков, установленных для хранения первичных учетных документов, но не менее пяти лет.
Срок хранения кадровой документации составляет 75 лет. К ней относятся такие документы, как:
- приказы, распоряжения руководителя о приеме, увольнении, перемещении работников, предоставлении им длительных отпусков;
- личные дела, личные карточки работников (в том числе временных работников); лицевые счета или расчетные ведомости по начислению заработной платы;
- табели и наряды работников вредных профессий;
- трудовые договоры (контракты) или трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел.

Выяснили, какие документы можно уничтожить, теперь выбираем каким способом, есть вариант: обратиться к специализированной фирме, которая занимается хранением и уничтожением документов, но т.к. фирмы, в общей массе, не большие можно и самим уничтожить путем сжигания или уничтожения документации при помощи машинки для уничтожения бумаг.
до того, как документация подлежит уничтожению необходимо все это действие запротоколировать:
1. Издать приказ о создании комиссии по уничтожению документов и соответствующему документированию данного действия;
2. Составить Акт о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению, отобранные к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы;
3. Составить опись документов, подлежащих уничтожению;
4. Протокол, где указывается количество и вес документации подлежащей уничтожению;
5. Приемо-сдаточная накладная.
Если услуги уничтожения оказывает сторонняя организация они Вам предоставят Акт выполненных работ, если этим занимаются сотрудники фирмы, то создается комиссия, в которой обязательно, в принципе, как и со случаем сторонней организации, должен присутствовать сотрудник, отвечающий за хранение и уничтожение документации фирмы, чтобы проследить за исполнением уничтожения документации с истекшим сроком хранения.
Р.S.Помните, что юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в РК, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством РК.

О да, абажаю совать в шредер бумажки автору +

shurik_kz писал(а):Недавно столкнулся с таким - архив сдали на макулатуру за денги

вот это да!!! они, конечно может не представляют исторической ценности для страны, но для предприятия-то!!! мало ли что там может быть... веселые ребята))

максимум, данные о финансах 5-летней давности, кому они нужны?

Gosti писал(а):максимум, данные о финансах 5-летней давности, кому они нужны?

в одном сообществе поднимался вопрос: девушка бухгалтер недавно пришла в турецкую фирму, там шла проверка, все начальство и головное в турции... так наша налоговая требовала документы с истекшим сроком хранения, уже почти шесть лет прошло, по-идее уничтожены давно, а эти нет требуют, еще и административной ответственностью угрожаи, если не предоставят эти документы... вот так бывает...

, еще и административной ответственностью угрожаи

А это законно? Срок давности у этих доков, емнип, 5 лет...

Gosti писал(а):

, еще и административной ответственностью угрожаи

А это законно? Срок давности у этих доков, емнип, 5 лет...

так вот в этом то вся и загвоздка... та бухгалтер им доказывала, что налоговая не имеет права требовать документы с истекшим сроком... все равно требовали.. правда, не знаю. доказала она свою правоту, нет... ничего не писала об этом

все равно требовали...

Писать жалобу в областной НК на неправомочные действия...

Андромеда писал(а):

Gosti писал(а):максимум, данные о финансах 5-летней давности, кому они нужны?

в одном сообществе поднимался вопрос: девушка бухгалтер недавно пришла в турецкую фирму, там шла проверка, все начальство и головное в турции... так наша налоговая требовала документы с истекшим сроком хранения, уже почти шесть лет прошло, по-идее уничтожены давно, а эти нет требуют, еще и административной ответственностью угрожаи, если не предоставят эти документы... вот так бывает...

Если учитывать есть в НК ст 46, то срок конечно есть, но...
Статья 46. Сроки исковой давности по налоговому обязательству и требованию

1. Исковая давность по налоговому обязательству и требованию - период времени, в течение которого:
1) орган налоговой службы вправе начислить или пересмотреть исчисленную, начисленную сумму налогов и других обязательных платежей в бюджет;
2) налогоплательщик (налоговый агент) обязан представить налоговую отчетность, вправе внести изменения и дополнения в налоговую отчетность, отозвать налоговую отчетность;
3) налогоплательщик (налоговый агент) вправе потребовать зачет и (или) возврат налогов и других обязательных платежей в бюджет, пеней;
4) орган налоговой службы обязан провести зачет и (или) возврат налогов и других обязательных платежей в бюджет, пеней.
2. Срок исковой давности по налоговому обязательству и требованию составляет пять лет. Течение срока исковой давности начинается после окончания соответствующего налогового периода, за исключением случаев, предусмотренных настоящей статьей.
3. По налогоплательщикам, осуществляющим деятельность в соответствии с контрактом на недропользование, орган налоговой службы вправе начислить или пересмотреть начисленную сумму налога на сверхприбыль, а также налогов и других обязательных платежей в бюджет, в методике расчета которых используется один из следующих показателей: внутренняя норма рентабельности (ВНР) или внутренняя норма прибыли или R-фактор (показатель доходности) - в течение периода действия контракта на недропользование и пяти лет после завершения срока действия контракта на недропользование.
4. Начисление или пересмотр исчисленной суммы налогов и других обязательных платежей в бюджет по операциям с налогоплательщиком, признанным лжепредприятием, или сделке (сделкам), совершенной (совершенным) с субъектом частного предпринимательства без намерения осуществлять предпринимательскую деятельность, производится органом налоговой службы в пределах срока исковой давности по налоговому обязательству и требованию после вступления в законную силу приговора или постановления суда.
5. В случае представления налогоплательщиком (налоговым агентом) дополнительной налоговой отчетности за период, по которому срок исковой давности, установленный пунктом 1 настоящей статьи, истекает менее чем через один календарный год, указанный срок исковой давности продлевается в части начисления и (или) пересмотра исчисленной суммы налогов и других обязательных платежей в бюджет на один календарный год.
6. По налогам и другим обязательным платежам в бюджет, пеням, подлежащим зачету и (или) возврату налоговыми органами в порядке, установленном настоящим Кодексом, срок исковой давности для проведения зачета и (или) возврата составляет пять лет после окончания налогового периода, за исключением случая, установленного статьей 548 настоящего Кодекса.
7. В случае истечения сроков исковой давности по налоговому обязательству и требованию, установленных настоящей статьей, в период обжалования налогоплательщиком (налоговым агентом) в установленном законодательством Республики Казахстан порядке уведомления о результатах налоговой проверки и (или) решения вышестоящего органа налоговой службы, вынесенного по результатам рассмотрения жалобы на уведомление, а также действия (бездействие) должностных лиц органов налоговой службы, срок исковой давности продлевается в обжалуемой части до исполнения решения, вынесенного по результатам рассмотрения жалобы, иска.

Так что для применения сроков исковой давности необходимо обратиться в суд. И если суд примет решение о прекращении налогового обязательства, только в том случае вы сможете его не исполнять и это будет законно. На основании судебного акта будет закрыта задолженность.

Мы поднимали такой вопрос в 2008 г , вот что мы нашли по этой теме:
Согласно Закона Республики Казахстан от 28 февраля 2007 года N 234
О бухгалтерском учете и финансовой отчетности
Статья 11. Хранение бухгалтерской документации
Индивидуальные предприниматели и организации обязаны хранить первичные документы, регистры бухгалтерского учета на бумажных и (или) электронных носителях, финансовую отчетность, учетную политику, программы электронной обработки учетных данных в течение периода, установленного законодательством Республики Казахстан.

Закон Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года № 326-1 «О Национальном архивном фонде и архивах» определяет критерии предприятий, информация которых подлежит архивированию и которые определены в виде:
- органов управления (высших государственных и местных);
- государственных предприятий (на правах хозяйственного ведения или казенных), находящихся в республиканской или коммунальной собственности;
- хозяйственных товариществ в форме полного, коммандитного товарищества, товарищества с ограниченной ответственностью, товарищества с дополнительной ответственностью, акционерных обществ различных типов;
- производственных кооперативов, объединений;
- некоммерческих учреждений, общественных объединений, фондов, партий, потребительских кооперативов, ассоциаций (союзов) и т.д.

Есть еще документ:
Утвержден приказом Министра культуры, информации и спорта Республики Казахстан от «18» июля 2005 года № 202
Перечень типовых документов, образующихся в деятельности государственных организаций, с указанием сроков хранения
Раздел 4. Учет и отчетность Глава 1. Бухгалтерский учет и отчетность

А если документы с истекшим сроком хранения не уничтожены, это чревато?

Anfisa писал(а):А если документы с истекшим сроком хранения не уничтожены, это чревато?

Ничем это не чревато, если конечно сами себе при проверке не навредите.

Anfisa писал(а):
А если документы с истекшим сроком хранения не уничтожены, это чревато?

kaz
Ничем это не чревато, если конечно сами себе при проверке не навредите

Каким образом мы можем сами себе навредить?

нечаянно, чтобы доказать свою правоту, вытащили док с истекшим сроком, и пошло- поехало....

вот решили уничтожить сами бух.документацию на одном ИП за 2005 год...
звонок в наш городской архив - архивариус :
"Можно уничтожить самостоятельно, НО... есть ряд правил:
составьте приказ с ответ.лицом и акт-перечень, что будете уничтожать
1. документы, касающиеся работников (см выше перечень док-ов) хранятся - 75 лет и сдаются в архив только в момент
ликвидации предприятия;
2. к этим же документам относятся платежки, списки и выписки банка по перечислению ОПВ и СО - они тоже хранятся 75 лет и
тоже будут сдаваться в архив вместе с з/пл;
3. налоговые отчеты хранить нужно не менее 10 лет, т.е. советую их не уничтожать (хотя исковая давность налоговая не менее
5 лет)"

вот такое открытие по поводу банковских документов по ОПВ и СО - т.е. их нужно вынуть из общей кучи и подшить отдельно..

рекомендую распечатывать платежки по ОПВ и СО в 3 экземплярах: один - в банк, второй - подшить в р/с, третий - отдельно в папку вместе с начислением заработной платы.

YuLiA писал(а):рекомендую распечатывать платежки по ОПВ и СО в 3 экземплярах: один - в банк, второй - подшить в р/с, третий - отдельно в папку вместе с начислением заработной платы.

А если все платежи делались электронно через Банк-клиент? Что тогда?

Взять подтверждение в банке нельзя?

кти писал(а): если все платежи делались электронно через Банк-клиент? Что тогда?

У меня у некоторых клиентов - обслуживание в эл.виде чз Банк-клиент. Я ежемесячно отправив поручения по пенсионным взносам и соц.отчислениям в эл.виде,дополнительно распечатываю на бумажный носитель списки-еду в банк и проставляю штампики банка и все подшиваю.Год-два назад вместе с выписками и списки подкрепляли,а сейчас такого нет.