Форум казахстанского налогоплательщика

Простой метод учета дебиторов-кредиторов.

Курсаков С.А.

Введение.
По моему скромному мнению, на текущий момент в бухгалтерском учете дебиторов-кредиторов существует две больших проблемы. Это:
- проблема учета авансов
- проблема проведения зачетов авансов.
Рассмотрим эти проблемы поподробнее.

Проблема учета авансов.
В текущей торговой деятельности на предприятие постоянно поступают авансы от своих покупателей, и также предприятие постоянно выплачивает авансы своим поставщикам. Вся предшествующая бухгалтерская наука, вся теория, что рекомендовали нам в таких случаях? Правильно – заносить эти поступающие/выбывающие суммы на счета авансов, но ни в коем случае не на счета текущей дебиторской и кредиторской задолженности. Такая рекомендация мотивировалась тем, что де, поскольку эти поступающие/выбывающие суммы не соотносятся с каким-либо приходным/расходным первичным документом, то их и надлежит отнести на авансы. А потом уже, чуть позже, когда будет оприходован или отпущен товар, когда (более поздней датой, чем авансы), будут выписаны приходные или отгрузочные первичные документы – тогда нужно будет провести зачет (другие названия – зачет авансов выданных/полученных, взаимозачет по счетам бухучета, и т.д.). Проводки этих операций настолько тривиальны и всем известны, что я не буду их приводить, вы их и так знаете.
А теперь посмотрим внимательнее – а зачем, с какой целью, упрямо относить эти суммы на авансы? Какой в том практический толк, какая в том реальная польза? Хорошо, пусть попадет эта сумма на авансы, «поваляется» там 1-2-5-7 дней, и тут же закроется текущими операциями с этим контрагентом, идущими непрерывным потоком. Какая практическая польза от того, что эта сумма «валялась» на авансах? Да никакой. Никакой нет пользы в том, что текущие торговые поступления/выплаты проходят через авансы. Наоборот, в таком положении дел есть даже большой и существенный вред. Ведь общая сумма, общее сальдо задолженности контрагента разбивается на 2-3 и более счетов, да еще и имеющих «разнознаковые» сальдо. Собрать их все довольно сложно, бухгалтера часто путаются и вынуждены «в хвост и в гриву» запускать отчет «Акт сверки» для определения общего, итогового сальдо операций с контрагентом. В результате общее сальдо контрагента разбито, «распылено» на несколько счетов. Учет не удовлетворяет требованию МСФО по прозрачности, транспарентности.

Проблема проведения зачета авансов.
Для исправления такого положения в конфигурациях 1С исстари существует такой регламентный документ, который переносит авансы на счета дебиторов-кредиторов. А в ручном учете такую операцию приходится делать вручную. И вроде бы все хорошо теперь, и вроде бы этот документ исправляет ситуацию. Но. Какой ценой?
Накручиваются «лишние» обороты по счетам бухучета.
Если учет ведется не только в разрезе контрагентов, но и по договорам, а иногда еще и по сделкам, проектам и по иной аналитике – не исключены ошибки при переносе взаимозачета этой аналитики.
Не определен момент зачета авансов. То ли это делать в конце месяца? То ли каждый день? То ли по концу каждого документа? Автор видел конфигурации, в которых эта функция – зачет авансов – была «размазана тонким слоем» по всей конфигурации, в каждом документе были счета и реквизиты для проведения зачета. Излишне объяснять, что такое решение ведет к многочисленным ошибкам и как минимум, к раздроблению сумм переноса.
Приходится определять разные комбинации переноса авансов, иногда специфические и неочевидные. А потом, после заведения новых счетов/субсчетов контрагентов в конфигурации, эти комбинации переноса авансов множатся, как грибы после дождя. Это приводит как минимум к тому, что программисты ограничивают бухгалтера в возможности заведения новых счетов/субсчетов с аналитикой «Контрагент». Что не всегда хорошо.
Так что же делать? У бухгалтера и так мало времени. А тут еще и прорва такой бесполезной, бессмысленной рутины. Не приносящей ничего в доход предприятия.

Отказ от учета текущих торговых авансов на отдельных обособленных счетах от дебиторской-кредиторской задолженности.
Вдумаемся – а зачем нам прямо таки позарез текущую торговую деятельность воспринимать как авансы? Чаще всего, в 99 % случаев, эти все авансы закроются в течение недели, текущим приходом или расходом. Так какой толк от их «недельного» обособления, выделения на счетах авансов? Налоговым органам также все равно, куда вы эти авансы денете. Контрагенту тоже. Вы сами себе усложняете жизнь, следуя замшелой, заплесневелой рекомендации, идущей из глубин веков.
То есть авансы эти – мнимые, и на самом деле авансами не являющиеся, а скорее являющиеся «оплатой дебиторской/кредиторской заложенности, немного опередившей сам факт ее появления» (термин мой).
Нет, вообще-то авансы как таковые существуют. Я предлагаю считать авансом нечто, имеющее или необычную природу, или долгосрочный срок исполнения, или какие-то особые условия, в общем, нечто такое, что несвойственно обычной текущей торговой деятельности предприятия. Что-то, кардинально отличающееся от рядовой текущей торговой деятельности. Например, нам дали предоплату, чтобы мы привезли из Германии нечто дорогостоящее под заказ (легковую автомашину, грузовик, мебель, и т.д.) в течение длительного срока (с точки зрения текущей торговли), предположим, через 2-3 месяца. Да, вот это, как я понимаю – аванс в чистом виде, и учитывать его нужно эти 2-3 месяца на счетах авансов. Но все остальное то, всю текущую торговлю, куплю-продажу – зачем?
Таким образом, если посмотреть на авансы под таким углом зрения, то все значительно упрощается.

Классификация контрагентов по их преобладающей роли.
Вторым шагом, который облегчит нашу жизнь, станет классификация контрагентов с точки зрения их роли для вашего предприятия. Нужно четко разделить контрагентов на дебиторов (все операции с которыми будут учитываться только на счете 1210), и кредиторов (счет 3310). И проводить операции с ними только по этим счетам – с дебитором по счету 1210, с кредитором по счету 3310.
Как показывает опыт, любой бухгалтер четко и сразу определяет, кто для него - дебитор, а кто – кредитор. Ну а если возникнет случай, когда с одним и тем же контрагентом возникают и дебиторские, и кредиторские операции, я предлагаю ориентироваться на преобладающую его роль в этой ситуации, на преобладающий объем операций.
Большим плюсом такой схемы становится почти полное уничтожение зачетов авансов как таковых – ведь авансов, по сути, и нет вообще. Второй плюс – можно моментально видеть всю картину по дебиторам (оборотка по счету 1210) и по кредиторам (аналогично, путем оборотки по счету 3310). Отпадает нужна постоянно увязать в зачетных операциях, постоянно делать акты сверки для определения итогового сальдо, кто же кому должен.

Типовые учетные операции конфигурации «Простая бухгалтерия».
В конфигурации «Простая бухгалтерия» для 1С8.2 (скачать можно здесь http://kursakov-s.narod.ru/) автор реализовал именно такой подход к учету дебиторов-кредиторов (условно назовем его «Простой метод учета дебиторов-кредиторов»).
В базовой поставке конфигурации заведены следующие типовые учетные операции:
- Аванс покупателя 1010,1030-1210
- Аванс поставщику 3310-1010,1030
- Возврат товара от покупателя 1330-1210
- Возврат товара поставщику 3310-6012, 7012-1330
- Оплата покупателем 1010,1030-1210
- Оплата поставщику 3310-1010,1030
- Приход товара от покупателя 1330-1210
- Приход товара от поставщика 1330-3310
- Реализация товара покупателю 1210-6012, 7012-1330
- Реализация товара поставщику 3310-6012, 7012-1330.
Обратите внимание, что операции возврата товара также привязаны к классификации контрагента. Логика и проводки этих типовых учетных операций, надеюсь, понятны, даже исходя из их названий. При желании никто не запрещает переиначить эти учетные операции по-своему или вообще отказаться от вышеприведенной схемы.
Однако автор не склонен считать, что организовать эту так называемую «простую схему учета дебиторов-кредиторов» возможно только и исключительно в конфигурации «Простая бухгалтерия» для 1С8. Отнюдь нет. В любой программе учета, в любой конфигурации 1С возможно завести такие правила учете, такие корреспонденции счетов, такие счета-константы по умолчанию, которые приведут к тому же самому эффекту.

Практический пример.
Приведу практический пример учетной ситуации, подчеркивающей существенную важность аспекта учета дебиторов-кредиторов и его значительную трудоемкость.
Предприятие – частный вуз, где учатся одновременно несколько тысяч студентов. Все студенты имеют договор на обучение. Платят они по-разному – могут авансом вперед, (пока деньги есть), а могут с опозданием, гася долги, а могут и смешанно – долг плюс аванс. Вуз признает полученные доходы сначала авансами и доходами будущих периодов, а затем по концу каждого месяца признает частично сумму дохода пропорционально общей сумме контракта за учебный год, проводя «Акт выполненных работ, услуг». Естественно, в такой ситуации часто работает документ «Зачет авансов выданных/полученных», постоянно перебрасывая сумму со счетов авансов на счета дебиторов.
В этих условиях встречается масса подводных камней и проблем, которые требуют постоянных и трудоемких усилий по их отслеживанию.
Например, кассир при приеме оплаты за обучение сталкивается с массой проблем. Например, студент дает единую сумму денег (с точки зрения студента), в которой фактически «сидят» две суммы – уже признанная вузом дебиторка и частично предоплата вперед. Нужно сделать оборотку по всем счетам для этого студента, и понять, как раздробить эту единую сумму оплаты на два ПКО. Кассир вынужден постоянно «дергать» отчет «оборотка по субконто» для каждого оплачивающего студента, дабы понять, куда и чего ему разносить.
Или, например, последний день месяца (когда проводят зачет авансов) падает на нерабочий день. Главный бухгалтер заранее физически проводит зачет в последний рабочий день, то есть раньше, с датой документа вперед, на последний день месяца, то есть вперед. А в конце того же рабочего дня кассир принимает деньги у платящих студентов и «вешает» их на счета авансов или дебиторов сообразуясь с сальдо по студенту для последнего рабочего дня (а не календарного). Это, вылезает боком в начале следующего месяца по тем студентам, у которых были приняты деньги в последний рабочий день месяца. Поскольку деньги были разбросаны по счетам авансов или дебиторов без учета последующего зачета.
И таких ситуаций несть числа. А учитывая большую численность контрагентов, постоянный ежемесячный поток небольших сумм платежей от них и особенности признания дохода в вузе, легко себе представить то море проблем, в которых постоянно барахталась бухгалтерия предприятия.
При анализе этих проблем автором и было выдвинуто идея-предложение по организации такой «простой схемы учета дебиторов-кредиторов», при которой счета авансов вообще использоваться не будут. Сам главный бухгалтер не была против такой организации учета. Однако внешние аудиторы, ежегодно проводящие обязательный аудит вуза, от положительного заключения которых зависела лицензия вуза на следующий год, категорически воспротивились этому, ссылаясь на стандарты МСФО. При том абсолютно не упоминая тот факт, что, сами стандарты МСФО всячески приветствуют обоснованное профессиональное мнение бухгалтера в любой учетной ситуации. А также стандарты МСФО допускают (страшно себе представить !) отказ от самих стандартов МСФО (разумеется, не от всех МСФО полностью, а от их отдельных положений) – но с четкой аргументацией веских причин, из-за которых бухгалтер вынужден вести учет, в отдельных аспектах не соблюдая стандарты МСФО. Ничего этого аудиторы главному бухгалтеру не разъяснили, а просто выдали свою точку зрения за истину в последней инстанции. И главбух, вздохнув, показала мне толстую пачку бумаги листов на 200 - распечатку одной (!) месячной операции зачета, которую ей вручную предстояло проштудировать, дабы выловить ошибки разноски и учета….

Выводы.
Традиционная схема учета дебиторов-кредиторов с использованием счетов авансов провоцировала «распыление» операций с контрагентом на различные счета учета и, как следствие, требовала потом больших усилий для дальнейшего консолидирования сумм на одном счете.
Предлагаемая автором так называемая «простая схема учета дебиторов-кредиторов» лишена недостатков традиционной схемы, экономит массу времени учетным работникам, повышает прозрачность (транспарентность) учета и не имеет никаких налоговых последствий.


Курсаков С.А., автор конфигурации «Простая бухгалтерия» для 1С8.2
http://kursakov-s.narod.ru/
Дата последнего редактирования – 24 декабря 2010 г.

Уже год, как отказалась от авансовых счетов. Считаю, что они предназначены для крупных сделок, контрактов и т.д.
Мы предоставляем услуги, в договоре указано, что абон.плата оплачивается в виде предоплаты за текущий месяц. При этом счет на эту абон.плату мы выставляем 1-го числа, а СФ последнего числа текущего месяца. Фактически контрагент оплачивает за уже предоставляемую услугу, поэтому не с какими авансовыми счетами я не работаю уже год.

Да, вы правы, для текущей торговой деятельности гораздо проще без счетов авансов.

Однако у аудиторов на этот счет существует свое мнение. Они утверждают, что, действуя таким "простым методом", очень легко "загнать" активный счет (допустим, 1210) - в пассивное, "красное", кредитовое сальдо. И наоборот, пассивный счет (3310) легко загнать в активное сальдо ? И как же с этим жить ?

На это можно возразить следующее. Да, в течение отчетного периода, в какие-то моменты времени, да, счета контрагентов могут принимать несвойственные им значения. Так что с того ? Мы ведь не составляем наш баланс на каждый день, на каждый момент времени нашей деятельности. Мы составляем баланс на начало и на конец отчетного периода, о чеми написано в шапке баланса. И все. А в течение этого периода может происходит все, что угодно, и в каких-угодно сальдовых знаках. И может оставаться в таких знаках до завершения сделки. И если эти знаки "доползут" до отчетной даты, тогда и будем думать, как их закрыть и куда "перекинуть". А в течение отчетного цикла - зачем ? Каждый день с этим бороться - зачем ?

Ну отправила я деньги поставщ,и отнесла их на 3310, а не на 1610,а мой поставщик не выполнил условия сделки,и начал бегать от всех моих притязаний на возврат денеж.средств на мой р/счет.идут дни,а может и годы(пока я с ним судиться буду,а после бегать за судеб.приставами),плюнула на эту работу,ушла,нашла хорошую без этих заморочек,приходит нов.чел. и видит на 3310 толпу не закрытых сумм,текущих и прошлых, и такой благодарный и радостный.

Не вижу проблем. Если Вы сформируете акт сверки, то при любой схеме учета он покажет в такой случае, что поставщик должен Вам, а не вы ему. Правильно написанный акт сверки должен интерпретировать дебетовое сальдо любого счета (хоть 3310, хоть 1610) - как дебиторскую задолженность, независимо от кода счета.

Но я Вас понял. Да, при определенных схемах торговой деятельности можно и применять комбинированные правила учета. Допустим, если у вас всего лишь несколько ключевых поставщиков, и вы им регулярно отправляете больше авансы, затем получаете от них крупные партии товара и продаете в розницу и более мелкими партиями - да, тогда можно по поставщикам применить обычную авансовую схему. А по покупателям - простую схему учета.

Только нужно четко прописать/установить такие правила. Ведь, если эти проводки будете проводить не Вы, а ваш работник/помощник бухгалтера, то ему нужно будет четко расписать - вот покупатели, по ним такие то проводки делаешь в таких то случаях, а вот поставщики, по ним другие проводки в таких то типовых случаях. Для этого я предлагаю ориентироваться на тип контрагента (по вышеупомянутой его роли, дебитор или кредитор), отраженный в программе учета, перед глазами оператора (см. рис.).

Курсаков С_А все моменты которые Вы описали мне импонируют, но вся эта конфигурация подходит для торг.орган. У меня,что по поставщ,что по заказчикам договора на год с милл.оборотами,а к этим договорам+куча дополн.соглаш. Работы может заказать головной Заказчик,а допики их филиалы. Деньги приходят от филиалов.Встречные проверки идут с филиал.короче свои заморочки,но хорошо,что находятся такие люди,как Вы,которые стрем.упростить жизнь бедного бухгалтера.

Курсаков_С_А писал(а): А в течение этого периода может происходит все, что угодно, и в каких-угодно сальдовых знаках. И может оставаться в таких знаках до завершения сделки. И если эти знаки "доползут" до отчетной даты, тогда и будем думать, как их закрыть и куда "перекинуть". А в течение отчетного цикла - зачем ? Каждый день с этим бороться - зачем ?

Полностью с Вами согласна.
Работаю без авансовых счетов, и по другому уже не хочу. Привыкла, да и удобно, если честно. Если предприятие без "заморочек", осуществляет торговую деятельность, то такой метод работы очень даже сгодится. Я вообще противник размножения и увеличения колличества счетов, считаю, что бухгалтерия должна быть компактна (по возможности, конечно).

Мне также импонирует простота и удобство схемы.

Кто - дебитор ? Все операции по нему - на счет 1210. Кто - кредитор ? Все операции по нему - на счет 3310. Безо всяких условий, безо всяких "если бы да кабы", безо всяких умствований, которые вылезают боком, когда меняется персонал и приходит новый и малообученный. Простая торговая деятельность. Зачем здесь создавать себе проблемы? Проблем и так хватает. При сдаче фНО, при постоянной борьбе с Кабинетами, СОНАми, ИНИСами, при общении с госорганами.

"Заморочки" пусть себе оставят госструктуры - РГП, ГКП, КГКП, всякие "фонды развития", разные "фонды партнерства с государством", и т.д. Там все эти заморочки, изощрения и извращения, высосанные из пальца "теорэтиками" МСФО, просто позарез как необходимы востребованы. Чем больше изощрений - тем лучше. Есть работа для постоянно растущих штатов. Кидать проводки со счетов на счета. Рисовать никому не нужные балансы. Копаться в навороченных и усложненных программах (типа 1С8) с десятками экранов и меню, всеми силами показывая, как это тяжело и трудно и не причитается ли за это добавка к жалованию....И т.п, и т.д.

Курсаков_С_А , согласна с вами на все 100%, никогда не применяла транзитные авансовые счета,
а когда работала в строит. орг-ции - еще больше убедилась, насколько это все не нужно, а еще большая путаница,
лучше к концу года перекинуть минусовые суммы, а для контроля лучше сформирровать акты сверки по договорам.

Курсаков_С_А , так рада что вы на форуме!будьте с нами!
в Астане ваше имя очень и очень известно, о вашем имени я услышала лет 5 назад,
и все так же вы очень авторитетны !!!
"я у Курсакова", "программа Курсакова" - звучит!!! особенно среди бухгалтеров

Не перехвалИте, а то зазнаюсь.

Конечно, буду с вами. И даже более того - задуман целый цикл статей, аналогичных вышеприведенной. Я надеюсь, он будет реализован и выложен здесь, на форуме. В течение следующего 2011 года.

перекинуть минусовые суммы

О, это большой вопрос. Когда перекинуть (дата)? Куда? Как при этом быть с аналитикой (ведь "минуса" числятся по конкретной аналитике, нет абстрактных "минусов вообще")? Как быть с тем что после таких "перекидок" накручиваются обороты по счетам, которые могут ввести в заблуждение? И что если всего по нескольким статьям/контрагентам бухсчета есть минуса, а по остальным - плюса, и минуса скрываются в сумме плюсов, и общее сальдо "правильное"?
Многомудрые аудиторы не дают ответа на эти вопросы.

Курсаков_С_А писал(а):Мне также импонирует простота и удобство схемы.

Курсаков_С_А, мне очень нравится Ваш подход. Солидарна. Зачем изобретать шестиколёсный велосипед если можно научиться ездить на двухколёсном? Поддерживать равновесие - и всё ОК.

И даже более того - задуман целый цикл статей, аналогичных вышеприведенной.

В течение следующего 2011 года.

Вот это подарочек к Новому Году! Здорово! Жду с нетерпением.

я тоже за то, что бы не перекидывать, и не накручивать обороты,
но головная орг-ция требовала, и тогда у меня сложилось впечатление,
что бухгалтерию эти люди до конца не понимают, а только теоретически,
т.к. гл.бух. в известной строит. компании с 14-тью филиалами, на тот момент
только что закончила какие-то курсы, и говорила например о расходах -"это относится к разделу 7 или 8" ,
если речь шла о доходах - она говорила "это же раздел шестой", нам всем пришлось подстраиваться к ее мышлению ,
и если ее там научили что пассивные или активные счета не могут быть с минусом,
не могу объяснить почему ,но понимаю что это все так глупо, так как баланс то есть, и никуда ничего не пропало.

Бывает так, что главбух большой орг-и - это консенсуная, "политическая фигура", устраивающая всех ключевых собственников. От нее требуется главное - это перераспределение финансовых потоков в интересах этих собственников. А каким будет ее бухгалтерский профессионализм - это уж как получится, во вторую очередь.

так как баланс то есть,

Можно сказать более - баланса (т.е. равенства актива пассиву) может даже и не быть. И это не считается трагедией (в традиции западного учета). В чем проблема ? Приходит аудитор по концу месяца/квартала/года, собирает первичные доки, считает налоги, считает ЗП,, и т.д. и в т.ч. составляет баланс, находя пропущенные операции и восстанавливая "дебит=кредит".

Главный бухгалтер в большой организации, если у него много подчиненных это как и с начальником любого большого отдела: нужно быть не столько специалистом в своей области, сколько уметь организовать работу

Детали тоже нужно хорошо знать, и даже лучше своих подчиненных. И уметь сделать работу самому, полностью, от начала и до конца, даже если не будет подчиненных вообще.

Хорошим примером является, например, Петр Великий. Он сам владел то ли 15-ю, то ли 17-ю специальностями. Сам мог срубить корабль, зарядить пушку, начертить план ,построить дом, и т.д. Был отличным моряком. И простые моряки, кстати, считали его "своим". Во время переворота 1917 года восставшие моряки Балтфлота все статуи царей посшибали в Питере/Кронштадте. Кроме статуй Петра. Известный исторический факт, между прочим.

Или взять китайских военачальников и императоров - практически все превосходно владели оружием и могли многому поучить своих подчиненных. "Гарвардский менеджер-военачальник", умеющий только организовать работу, но ничего не умеющий сам, недолго бы прожил в древнем Китае.

Современные хозяева крупных розничных сетей не стыдятся сами перемещаться за прилавки вместо рядовых клерков, хотя бы иногда. И т.д.

Солидарен с тем, что нужны простые программы для учёта. Может быть, не всем нужны "авансовые" счета. Если же вникать в суть контрактов, то учёт авансовых платежей
имеет большое значение, политика выплаты авансов должна быть прописана в договорах.
Бывает так, что согласно договорам, выплаты подрядчикам производятся строго по актам выполненных работ. Это вызывает так называемые "мёртвые точки" в работе, и тогда
приходится заниматься приписками, чтобы, например, заплатить рабочим, - а в противном
случае бригада разбежится, материалы пропадут и тому подобное, - и, конечно, хорошо,
если никто не заметит такие приписки.
Политика авансирования имеет большое значение и поэтому раз и навсегда отказываться
от учёта авансовых платежей не нужно, а сами авансы должны быть целесообразными.

Авансовые счета нужны все-таки при больших долгосрочных контрактах, а вот по небольшим сделкам и коротким срокам можно и не применять.
Вот вчера сидела 3 часа и закрывала Дт-Кт по мелким суммам, которые были отнесены на авансы, чего можно было и не делать.
У нас сделан в программе отчет Дебиторы-Кредиторы, который отражает действительность всей задолженности, а то смотришь по 3310-вроде никому и не должен, а по авансам нам многие должны,т.к. многое было в общей куче.

Сева писал(а): а сами авансы должны быть целесообразными.

Согласна, а не относить туда все подряд.