Форум казахстанского налогоплательщика

Здравствуйте!
Ситуация: Сотруднику выданы в подотчет деньги.На эти деньги куплен товар, к авансовому отчету прилагаются: счет-фактура, накладная, ф/чек, квит.к ПКО.
Авансовый отчет обработан бухгалтером и подшит в папке под названием "Авансовые отчеты".
Вопрос: Кто и как ведет подшивку документов в бухгалтерии? Если кому вопрос покажется глупым не злитесь. Дело в том, что мне хотелось бы все счета-фактуры подшивать в одном месте (папке), а у меня получается, что счета-фактуры полученные подшиты в папках "Счета-фактуры полученные" и "Авансовые отчеты" и мне это не нравится, неудобно как-то.

Чтобы особенно не мучиться, я сама завожу на каждый месяц регистр "Расчеты с поставщиками", причем подшиваю туда и услуги и товар и т.д. вместе с ав.отчетами. В 1С есть аналитика по услугам и поступлениям товара, мне этого достаточно, чтобы в дальнейшем отслеживать, при необходимости документы. Причем в эти регистры я расшиваю как по расчетам налом, так и безналом.

Вот еще подобная тема:
uchet/oformlenie-i-hranenie-tekushchih-dokumentov-t1416.html

Способов раскладки документов по регистрам-хранилищам существует несколько.
Всё зависит от количества документов и их харатерных особенностей.
1) По видам документов - это классическая схема. СФ в одной папке, Аванс.отчеты - в другой. Только, почему-то сущестувет среди бухгалтеров категоричные рассхождения по поводу "СФ за нал" - куда их включать? - На мой взгляд, разницы нет. Лишь бы выбранный 1 раз порядок потом сохранялся неукоснительно!
2) По периодам (месяц, квартал) - это удобно когда документов мало. У иных субъектов бывает 1-2 СФ да парочка ПКО-РКО за месяц - ну дак не лучше ли их всех сшить в 1 большой регистр, чем заводить 5 папочек? - но это опять же, дело вкуса.
3) По подразделениям (если много подразделений и деятельность каждого из них отслеживается руководством по отдельности).
4) Могут быть и другие способы. Напрмер, такой экзотический , как по партиям поступления документов - помогает отслеживать документы, которые не были вовремя включены в учет по вине ответ.работника (невовремя представил).
Ни один из них не явлется обязательным для всех. Тут главное - удобство.
Во всех случаях, раскладка документов по папкам должно отвечать главному требованию - Быстрый поиск и извлечение документа. А для этого требуется соблюдать СИСТЕМНОСТЬ делопроизводства.

Z888 писал(а):Здравствуйте!
Ситуация: Сотруднику выданы в подотчет деньги.На эти деньги куплен товар, к авансовому отчету прилагаются: счет-фактура, накладная, ф/чек, квит.к ПКО.
Авансовый отчет обработан бухгалтером и подшит в папке под названием "Авансовые отчеты".
Вопрос: Кто и как ведет подшивку документов в бухгалтерии? Если кому вопрос покажется глупым не злитесь. Дело в том, что мне хотелось бы все счета-фактуры подшивать в одном месте (папке), а у меня получается, что счета-фактуры полученные подшиты в папках "Счета-фактуры полученные" и "Авансовые отчеты" и мне это не нравится, неудобно как-то.

Если счет\фактура за наличный расчет провожу авансовый отчет и с\ф с чеком подшиваю к авансовому отчету, а копию с\ф в папку с\ф полученные (НДС) с пометкой наличный расчет.

Z888 писал(а):Авансовый отчет обработан бухгалтером и подшит в папке под названием "Авансовые отчеты".
Вопрос: Кто и как ведет подшивку документов в бухгалтерии? Если кому вопрос покажется глупым не злитесь. Дело в том, что мне хотелось бы все счета-фактуры подшивать в одном месте (папке), а у меня получается, что счета-фактуры полученные подшиты в папках "Счета-фактуры полученные" и "Авансовые отчеты" и мне это не нравится, неудобно как-то.

Отвечу по сабжу. Я подкалываю чеки и корешки ПКО к Авансовым отчетам, а в самом Ав. отчете подробненько указываю кому, за что по какому документу: номер и дата чека, номер и дата с-фактуры - уплачено. А оригиналы с-фактур подшиваю в сч-фактуры входящие ( или папка называется Расчеты с поставщиками и подрядчиками 3310). Мне удобно.

Мария Исаева писал(а):а копию с\ф в папку с\ф полученные (НДС) с пометкой наличный расчет.

По хорошему в СФ от поставщика должно быть написано "за нал" он или "за безнал". Но бухи контрагентов забывают это писать.
Но в любом случае, вы делаете лишнюю работу - копируете СФ. Не проще ли в 1Ске в ячейке "коментарий" написать "за наличный расчет"?

Доминика писал(а):Отвечу по сабжу. Я подкалываю чеки и корешки ПКО к Авансовым отчетам, а в самом Ав. отчете подробненько указываю кому, за что по какому документу: номер и дата чека, номер и дата с-фактуры - уплачено. А оригиналы с-фактур подшиваю в сч-фактуры входящие ( или папка называется Расчеты с поставщиками и подрядчиками 3310). Мне удобно.

Вот это идеальный вариант. Я то же ЗА то, что бы в папке "Поставщики" лежали 100% все СФ-оригиналы. Ибо именно эту папочку "любят" налоговики, требуют при встречных проверках, которые случаются гораздо чаще планово-комплексных.

RADUS писал(а):Я то же ЗА то, что бы в папке "Поставщики" лежали 100% все СФ-оригиналы. Ибо именно эту папочку "любят" налоговики, требуют при встречных проверках, которые случаются гораздо чаще планово-комплексных.

Вот именно , я хочу определиться с такой схемой работы с документами в бухгалтерии, чтобы и для себя было правильно и удобно и для разного рода проверок, будь то налогвая, аудиторская.
Спасибо всем кто откликнулся в этой теме. Это очень важно на самом деле, когда в бухгалтерии и с бумагами порядок.Пока я все в этой ветке читаю, вникаю, делаю для себя кое-какие пометки.

Я тоже все счф подшиваю отдельно от ав.отчетов.указав там все данные,но и еще на поставщиков у меня две папки,одна,когда получаем основной товар,т.е. например только приход металла,так как мы его покупаем и продаем,и с этой папкой чаще работают те же менеджеры по продажам,им то цену посмотреть,то откуда пришел товар.А другая папка там остальные так сказать сторонние организации,ком.услуги,брокерские,канцелярские товары и т.д.Мне так проще.

А я делаю так, просто снимаю копию и подшиваю к авансовому отчету вместе с чеком и прих. ордером. А оригинал подшиваю в папочку со счетами-фактурами. У меня была проверка и налоговая и аудиторская, никто замечаний не сделал!

Лиханова Ксения писал(а):А я делаю так, просто снимаю копию и подшиваю к авансовому отчету вместе с чеком и прих. ордером. А оригинал подшиваю в папочку со счетами-фактурами. У меня была проверка и налоговая и аудиторская, никто замечаний не сделал!

я делаю так же, как Ксения. считаю, что мало прописать в 1С № и дату СФ, лучше снять копию. выручало не раз!
Еще один случай с копиями. Командировка. Издается приказ. Он подшивается, естественно, в папку "Приказы". А я еще копию этого приказа подшиваю к авансовому отчету по командировке. (Так как он подтверждает "производственную необходимость", "в целях получения дохода", "решение руководства" и прочее, и прочее).

Я подшиваю каждый месяц в отдельную папку (2 или 3 смотря как получится). Подшиваю по принципу с журнала главной книги до 13 журнала ордера. К каждому журналу ордеру подшиваю первичку которая отражена в данном журнале ордере. Копии не делаю везде первичка.

Извините, а какие журнылы ордера Вы ведете?

Все которые предписаны законом о бухучете с 1 "Денежные средства в кассе" до 13 "Движение основных средств"

Вот тут все про это написано

Lada скажите пожалуйста, а обязательно все эти документы заполнять? если вся документация в 1с ведтся?

Здраствуйте всем!
Хотелось бы узнать является ли накладная обязательным документом или нет? (При покупке не запчастей, не материалов, не товаров для последующей перепродажи.) Или достаточно фискального чека и СФ?

Lesena писал(а):Хотелось бы узнать является ли накладная обязательным документом или нет? (При покупке не запчастей, не материалов, не товаров для последующей перепродажи.)

а что же Вы покупали? Это что-то материальное? на какой счет Вы это отнесли? Оприходовали куда, на склад?
Lesena, вообще накладная или АРВ - это доказательство того, что товары действительно получены, работы действительно выполнены, услуги оказаны, ведь на этих документах ставится подпись и печать принимающей фирмы.

А можно журналы-ордера подшивать поквартально, если оборотов мало?

galiysha писал(а):А можно журналы-ордера подшивать поквартально, если оборотов мало?

Да хоть по годам, если влазит в одну папку.